As 5 ferramentas para organizar seu cérebro.

Quando refletimos sobre gerenciamento ou administração do tempo, todos chegamos a um consenso: Ele é valioso demais e hoje é um forte gerador de stress e preocupação. Os prazos diminuíram, todo mundo está com pressa, tudo é urgente, tudo é para ontem e o tempo continua constante: continua tendo “apenas” 24 horas no dia. 

Apesar disso, somos bombardeados por distrações que nos fazem deixar o importante para depois. Não existe uma fórmula mágica, nem um padrão de como controlar ou como organizar de forma ótima o seu tempo. Ainda que existam ferramentas, a aplicação destas ferramentas e sua eficácia muda de pessoa para pessoa.

 

Seguem 5 ferramentas úteis na hora de “organizar o cérebro” e facilitar o gerenciamento do tempo. Não vou me aprofundar muito na explicação de como usar as ferramentas, pois existem diversas disponíveis no mercado - na medida do possível pesquisei por um vídeo de demonstração de cada uma delas. 

Mapa Mental:

É uma ferramenta excelente para planejar qualquer coisa, é um diagrama simples: como se fosse um check-list das coisas que você precisa fazer em um determinado projeto, separado em categorias e dentro dessas categorias você consegue criar níveis e vai estruturando seu pensamento.

 

Já usei várias, mas a que mais gostei e uso atualmente é o MindMeister. A versão paga custa em torno de R$.5,00 por mês, mas existe a gratuita que permite até 3 mapas mentais.

 

Site do Aplicativo: http://www.mindmeister.com/pt

Video do funcionamento: http://www.youtube.com/watch?v=PlSiYNWF0fM 

Trello

O Trello é uma ferramenta gratuita, para gerenciar projetos em equipe - inclusive é a ferramenta que usamos aqui na iCert. Ele tem diversas funcionalidades bem interessantes, uma delas é a de enviar um email para os envolvidos no projeto com as atualizações que ocorrem naquele projeto.

 

É a ferramenta bem útil para organizar grandes fluxos de trabalho, onde é possível ser monitorado por uma única pessoa ou pela equipe inteira, dependendo da sua necessidade.

 

Site do aplicativo: www.trello.com

Video do funcionamento: http://www.youtube.com/watch?v=aaDf1RqeLfo

Agenda do Google

A agenda do Google é na verdade um calendário, onde você pode adicionar as tarefas e ocorrências do seu dia - similar a uma agenda comum. É possível adicionar aquelas tarefas que são regulares, como por exemplo: aniversários e outros eventos que se repetem em uma determinada data (ou em um determinado dia do mês).

 

Quando você agenda um compromisso, você define um horário, e informa alguns outros dados básicos, mas tem algumas funcionalidades que são bem interessantes: Você pode compartilhar este compromisso com outras pessoas, pode definir em que horários quer ser lembrado desse compromisso, e também como quer ser lembrado. Por exemplo: tenho que ir em uma reunião no cliente X, quero ser lembrado via e-mail 30 minutos antes, e com uma tela de alerta 15 minutos antes.

 

Outra grande sacada em usar a Agenda do Google, é a possibilidade de você ter a agenda compartilhada em vários aparelhos: no seu computador, no seu celular, no seu tablet, tudo perfeitamente sincronizado.

 

Site do aplicativo: www.google.com/calendar

Video do funcionamento: www.youtube.com/watch?v=TvBGzQz1tEA

Lista de Tarefas do gMail  (google Tasks)

O gMail tem uma lista simples de tarefas que fica integrada diretamente ao seu e-Mail. Pela simplicidade, dispensa maiores apresentações.  Particularmente eu diria que ela é util se você não quiser usar uma ferramenta de mapas mentais, senão pode ser totalmente dispensável.  

 

Site do Aplicativo: www.gmail.com

Video do funcionamento: https://www.youtube.com/watch?v=qrka_3jui8M

GoogleDrive

Esse não é exatamente um aplicativo para ajudar a “organizar o cérebro”, mas ele merece estar aqui para fechar com chave de ouro. A meu ver esta é a melhor de todas as ferramentas, pois vai muito além de aplicativos para organizar um ou outro tópico. Pense no GoogleDrive com um super pen-drive inteligente onde você vai depositar todos os arquivos que você precisa e eles estarão disponíveis em qualquer lugar a qualquer hora, em qualquer dispositivo - basta ter internet.

 

Então por exemplo: Você tem uma determinada planilha (igual aquelas do antigo excel), e trabalha nela no seu computador da empresa, se precisar dela (para simplesmente olhar ou mesmo editar), basta acessar a planilha no seu GoogleDrive e operar normalmente com ela no seu celular, ou tablet, ou notebook, ou em todos eles ao mesmo tempo.

 

Se você tem um documento (do antigo word por exemplo), e quer que mais alguem veja e te ajude a escrever em tempo real, pode simplesmente compartilhar o arquivo e a pessoa (ou equipe), passam a poder editar o arquivo todos ao mesmo tempo.

 

O mais bacana disso tudo é que você não precisa mais se preocupar onde deixou o arquivo, qual era a versão dele, etc. o GoogleDrive cuida disso para você.

 

 

Site do aplicativo: drive.google.com

Vídeo do funcionamento: http://www.youtube.com/watch?v=1WTE6pa-EY4