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Como alterar uma Nota Eletrônica (NFE) já transmitida para o portal?

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É possível alterar uma Nota Fiscal Eletrônica emitida?

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.

O emitente poderá:

1. Dentro de certas condições, cancelar a NFE, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.

2. Dentro de certas condições, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica complementar, ou uma Nota Fiscal Eletrônica de ajuste, conforme o caso.

3. Sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Importante observar que esta modalidade de emissão foi implantada na maioria dos estados e é obrigatória a partir de 01.07.2012 não sendo mais permitido o uso da Carta de Correção em papel que era normatizada no Ajuste SINIEF 01/07.

O que é a Carta de Correção Eletrônica - CC-e?

A Carta de Correção Eletrônica é um evento da Nota Fiscal Eletrônica e que tem objetivo de corrigir algumas informações da NF-e.  Ela somente é admitida para NF-e autorizadas, sendo proibido o uso de Carta de Correção Eletrônica para uma NF-e cancelada ou denegada.

É importante observar que a Carta de Correção é proibida em diversas situações:

  • Se vier a alterar alguma das variáveis utilizadas no cálculo do valor do imposto, como por exemplo: valor da operação, base de cálculo e alíquota aplicável, preço, quantidade do produto. 
  • Correção de informações cadastrais que alterem a identidade do remetente ou do destinatário
  • Mudança de data de emissão ou de saída.

Uma mesma nota eletrônica pode possuir até 20 cartas de correção, porém somente a última CC-e será considerada, assim cada nova Carta de Correção Eletrônica para uma mesma NF-e deverá conter todas as alterações anteriores. Parece óbvio afirmar que a emissão de sucessivas CC-e para uma mesma nota eletrônica pode ocasionar interpretações equivocadas por parte do fisco.

De acordo com a Nota Técnica NT 2011/004, que institui as Regras de validação da CC-e, o prazo de emissão é de até 30 dias corridos (720 horas) após a autorização de uso. Cada estado possui um Regulamento próprio para o ICMS, que disciplina o uso da CC-e (mas respeitando o disposto no Ajuste SINIEF 01/07), dessa forma é conveniente solicitar auxilio técnico ao seu contabilista, que é a pessoa tecnicamente preparada para lhe orientar.

Convém lembrar que a Carta de Correção Eletrônica é um recurso para pequenos erros que não modifiquem os elementos essenciais da operação.

Casos práticos de necessidade de correção de uma operação.

Conforme exposto acima, é proibido utilizar a CC-e para mudar variáveis que sejam utilizadas no cálculo do valor do imposto e ainda não é permitido corrigir dados que modifiquem a identidade do remetente ou do destinatário. Mas na prática do dia-a-dia, é comum ocorrerem situações em que isso se faz necessário, quando então temos algumas situações distintas:

  • Para aumentar o valor do imposto (ICMS) ou da operação: Corrija emitindo uma NF-e de complemento do ICMS ou NF-e de complemento de Valor.
  • Para diminuir o valor do ICMS: Se o ICMS foi destacado a mais não existe uma forma padrão de resolver o problema - convém entrar em contato com o plantão fiscal e solicitar orientações. O certo é que o destinatário não pode em nenhuma hipótese creditar valor maior que o efetivamente devido para a operação, mesmo que ele tenha sido destacado a maior (de forma equivocada) na nota fiscal.
  • Para reduzir o valor total da operação: O procedimento correto é o destinatário recusar o recebimento da mercadoria, ou fazer sua devolução para anular a operação e receber a NF-e com o valor correto.
  • Mudança de dados cadastrais, que alterem a identidade do remetente ou destinatário: Não existe uma previsão legal, nem uma regra clara e objetiva que defina quais as alterações de dados que configuram a mudança no remetente ou destinatário. Portanto, sugerimos que essas informações sejam evitadas e sempre que necessário sejam feitas com a orientação do contabilista responsável pela empresa. Para evitar contratempos, é conveniente fazer uma consulta aos dados do remetente ou destinatário no portal da SEFAZ - o que pode ser feito diretamente dentro do Sistema Gestor Total, na tela de Ficha Cadastral. Sob o ponto de vista do recebedor da nota fiscal, o procedimento correto é recusar o recebimento das mercadorias quando a nota fiscal tenha sido emitida com dados do destinatário incorretos.
  • Correção na data de emissão ou de saída: Pode ocorrer por exemplo que a mercadoria fique aguardando a retirada da transportadora, mas ocorre a retirada com atraso. O mais adequado nesta situação é cancelar a NF-e que foi emitida com a emissão de uma nota nota, com a data de emissão/saída corretas. Além disso, a fiscalização pode vir a interpretar que a alteração tem como objetivo reaproveitar a NF-e o que é configurado como sonegação fiscal.

O dia-a-dia dos negócios é dinâmico, e existem outros casos práticos que acabam ocorrendo e que podem gerar dúvidas sobre o procedimento. Seguem abaixo alguns casos que consideramos importantes e que podem causar dúvida:

  • Posso fazer uma Carta de Correção Eletrônica para acompanhar uma mercadoria em trânsito?  Não existe nada que impeça a emissão de uma CC-e que vá acompanhar uma NF-e - ou seja: emitir a CC-e antes da mercadoria dar saída da empresa, porém é mais adequado cancelar a NF-e e emitir uma nova com os dados corretos.
  • Como informo o texto da correção? O texto é livre com o tamanho limitado a 1000 caracteres, mas não existe um modelo/padrão de como deve ser o texto. Recomendamos descrever com clareza e objetividade, e como de costume solicitar o auxilio do contabilista.
  • Se eu fizer uma carta de correção para a nota, e aparecer outra correção para a mesma nota logo em seguida, como posso fazer? Uma mesma NF-e, pode ter até 20 eventos de correção, mas somente a última ficará ativa, substituindo todas as correções existentes . Dessa forma você pode fazer uma nova correção para a mesma nota, desde que consolide todas as correções.
  • Fiz uma correção com dados errados. Como corrigir? A lógica é sempre a mesma: você pode ter até 20 eventos de correção para uma mesma NFE e apenas a última carta de correção será considerada, então nesse caso basta fazer uma nova carta de correção com as informações corretas - automaticamente seriam desconsideradas as correções já existentes.
  • Fiz uma carta de correção para a NF-e errada. Como corrigir? A Carta de Correção Eletrônica não possui cancelamento, então o procedimento adequado é emitir nova carta de correção, mas sem a correção que foi feita indevidamente, uma correção que simplesmente anularia a CC-e anterior, e então sim, emitir a Carta de Correção Eletrônica para a NF-e correta. 
  • Posso corrigir a quantidade dos volumes da NFE? Sim, mas desde que isso não interfira na quantidade dos produtos como por exemplo alterar o volume de 1 caixa para 1 pacote.
  • É permitido emitir uma CC-e para incluir ou mudar os dados adicionais da NFE? Sim, o emitente pode emitir uma Carta de Correção Eletrônica para mudar estas informações que são simples, e também pode mudar o fundamento legal se for o caso. Outros dados que podem ser alvo de CC-e: número ou código do pedido, nome do vendedor, transportadora de redespacho.

Impressão da Carta de Correção Eletrônica - CC-e.

Esta é a dúvida mais recorrente sobre a Carta de Correção Eletrônica CC-e, e causa alguma confusão. Anteriormente a carta de correção era emitida em papel, assinada, carimbada e enviada para o destinatário da nota via correio, bem como arquivada junto com o documento original. Agora não existe mais esta previsão, e o procedimento foi alterado. Acontece que a CC-e é um evento da nota eletrônica, e como tal não existe um documento, existe apenas um arquivo eletrônico. Fizemos um apanhado das dúvidas mais recorrentes sobre a impressão da Carta de Correção Eletrônica:

  • A NF-e também é um arquivo eletrônico mas é necessário imprimir o DANFE. Para a CC-e não deveria valer a mesma regra? O DANFE é uma representação gráfica do arquivo XML da NF-e devidamente autorizada. Ele serve exclusivamente para acompanhar os produtos em trânsito, mas ele não é e nem se confunde com a NF-e. Tanto que a legislação não prevê um "Documento Auxiliar da Carta de Correção Eletrônica", também não existe a previsão de sua criação - neste momento a legislação se limita a obrigar o emissor da Carta de Correção Eletrônica a registrá-la na SEFAZ e fazer a comunicação ao destinatário de modo eletrônico.
  • A CC-e deve ser enviada / transmitida para o destinatário? Sim, vale a mesma regra que o XML da autorização ou do cancelamento da NF-e: Ele deve ser enviado para o destinatário.
  • O que faço com o arquivo da Carta de Correção Eletrônica? Tanto o XML da CC-e, quanto os XML de autorização e cancelamento das Notas Eletrônicas, devem ser mantidos em arquivos durante o prazo de 5 exercícios fiscais completos - isso vale para o emitente e também para o destinatário.
  • Fiz uma Carta de Correção Eletrônica, mas o cliente ainda assim exige a impressão em papel, como proceder? Como não existe a previsão legal de sua impressão, o Sistema Gestor Total não faz a geração em papel de uma CC-e. Caso você entenda conveniente a impressão, você pode fazer um simples comunicado em papel (mas lembre-se de que não existe nenhum modelo oficial padronizado para isso). Realmente o procedimento lógico para a Carta de Correção Eletrônica é o registro junto a SEFAZ, e a distribuição do arquivo XML via e-mail, por sua vez o destinatário da CC-e deve consultar o teor da Carta de Correção Eletrônica diretamente no Portal da SEFAZ, e se entender necessário pode fazer a impressão diretamente pelo Portal.

 

Como emitir uma NF-e complementar? Em que casos?

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.

Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar são:

I - no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;

II - na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;

III - na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;

IV - para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;

V - na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;

VI - em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.

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