Como dar entrada no estoque, de uma nota fiscal de compra
A seguir, vamos reproduzir um exemplo completo de entrada de notas fiscais, ou seja, você comprou produtos do seu fornecedor e ele enviou esses produtos acompanhados de uma nota fiscal.
Tópicos deste tutorial:
Informando os dados de identificação da Nota Fiscal
Informando os dados Financeiros da Nota Fiscal
Informando os ítens da Nota Fiscal
Digitação encerrada: Lançar títulos e movimentar estoque.Informando os dados de identificação da Nota Fiscal:
1. Acesse: Menu Principal | Estoque | Movimentação do Estoque | Notas fiscais de entrada.
2. Clique em "Digitar NF".
3. Clique em "Incluir".
4. Será exibida a tela de informações da nota fiscal de compra.
5. Preencha os dados de identificação da nota:
# Código: Número interno e seqüencial desta nota fiscal – Você não precisa alterar este código, e ele serve apenas para referência interna deste documento.
Fornecedor: Informe o código do fornecedor, ou clique no botão de pesquisa para localizar o fornecedor que emitiu a nota fiscal e que por conseqüência fez a venda para você.
Nro da NF: Informe o número da nota fiscal.
Modelo: Informe o modelo do documento fiscal que você está lançando, normalmente os modelos mais utilizados são: Nota Fiscal, NFE-Nota Fiscal Eletrônica, Conhecimento de Frete ou Conta de energia Elétrica, etc.
Série / Sub-Série: Informe a Série e Sub-série da nota fiscal (se existir).
CIF / FOB: Escolha a modalidade do frete. CIF e FOB são siglas internacionais que informam quem foi o pagador do frete, ou seja, quem que desembolsou o dinheiro para pagar o frete:
0 - Por conta do emitente.
1 - Por conta do destinatário/remetente.
2 - Por conta de terceiros
9 - Sem frete
Emissão / Entrada: No primeiro campo, informe a data de emissão da nota fiscal – Data que consta na nota fiscal. No segundo campo, informe a data em que os produtos estão entrando na empresa.
CFOP: Informe o código fiscal da operação desta entrada. Por exemplo:
Se você for uma indústria
1.101 – O seu fornecedor é do seu ESTADO, e os produtos que você adquiriu se destinam a industrialização.
2.101 - O seu fornecedor é de outro ESTADO, e os produtos que você adquiriu se destinam a industrialização.Se você for um comércio:
1.102 – O seu fornecedor é do seu ESTADO, e os produtos que você adquiriu se destinam a revenda.
2.102 - O seu fornecedor é de outro ESTADO, e os produtos que você adquiriu se destinam a revenda.Dica: O código CFOP é de extrema importância caso você venha a fazer o envio de dados para o Sintegra da Receita Estadual. Caso você não tenha esta necessidade, o CFOP não terá importância alguma.
Dica2: Para saber mais sobre o funcionamento deste código, procure informar-se com o seu contabilista, pois ele é a pessoa especializada nesse assunto para lhe dar uma orientação correta.
Itens na NF: Informe o número de itens que existem na nota fiscal. Esse número serve apenas para controle da digitação dos produtos.
Informando os dados Financeiros da Nota Fiscal:
6. Preencha as informações financeiras da nota fiscal:
Base de Cálculo do ICMS: Informe o valor da base de Cálculo do ICMS.
Valor do ICMS: Informe o valor do ICMS destacado na nota fiscal
Base cálc. ICMS Subst. Tributária: Informe o valor da Base de Cálculo por substituição tributária.
$ ICMS Substituição: Informe o valor do ICMS destacado por Substituição tributária
Frete cobrado na NF: Informe o valor do frete destacado na nota fiscal. Importante: Informe apenas o valor que está destacado na nota fiscal no campo correspondente ao frete.
Caso você vá pagar o frete através de um Conhecimento de Frete (documento emitido pela transportadora), utilize o botão ao lado do campo frete.
De acordo com o Conhecimento de frete, preencha os campos para identificação do documento de frete
Transportador: Informe o código ou clique no botão de pesquisa para localizar o transportador
Nro do documento: Informe o número do Conhecimento de Frete.
Valor: Informe o valor total do Conhecimento de Frete
Vencimento: Informe a data de vencimento do Conhecimento de Frete – Esta informação será utilizada para gerar o título a pagar do Frete.
Carteira de Cobrança: Selecione na caixa de seleção, a carteira de cobrança apropriada para este Conhecimento de Frete.
Seguro: Informe o valor do seguro destacado na nota fiscal.
Outras Desp. Acessórias: Informe o valor correspondente a outras despesas acessórias.
$ Total do IPI: Informe o valor total do IPI destacado na nota fiscal.
$ Total dos Produtos: Informe o valor Total dos Produtos que constam na nota fiscal
$ Total da Nota Fiscal: Informe o valor Total da Nota Fiscal.
$ Nota + Frete: Somatório indicando o valor total do custo desta compra, que compreende o valor da nota fiscal somado ao valor do frete (quando emitido em Conhecimento de frete Separado).
Informando os ítens da Nota Fiscal:
7. Clique em "Acessar Itens".
8.Será exibida a tela de digitação dos itens da nota.
9. Clique em "Incluir".
10. Preencha as informações do produto.
Número item: Código interno da entrada Item/Número gerado automaticamente pelo sistema, e que representa o seqüencial do item na nota.
Ref. Mercadoria: Informe o código do produto ou clique no botão para localizar o produto na tela de pesquisa. Caso você não tenha este produto cadastrado, o sistema irá solicitar se você deseja cadastrar este novo item no sistema, conforme conta nos tópicos adiante.
CFOP: Informe o código fiscal de Operação deste ítem. Observação: Por padrão, o sistema irá capturar o CFOP informado para a nota fiscal, uma vez que normalmente este código é o mesmo.
Dica: O código CFOP é de extrema importância caso você venha a fazer o envio de dados para o Sintegra da Receita Estadual. Caso você não tenha esta necessidade, o CFOP não terá importância alguma. Importante: Para saber mais sobre o funcionamento deste código, procure informar-se com o seu contabilista, pois ele é a pessoa especializada nesse assunto para lhe dar uma orientação correta.
Ref. Fornecedor: Informe o código que seu fornecedor (que emitiu a nota fiscal) adota para o produto. Esta informação ficará gravada na ficha do produto e pode ser muito útil no momento de efetuar compras ao fornecedor ou mesmo no momento de dar entrada através da nota fiscal.
Unidade: Informe a unidade de medida do produto.
Quantidade: Informe a quantidade que está entrando no estoque – que consta na nota fiscal.
Total(R$): Informe o valor total deste item. Observe que não existe um campo para o valor unitário do item, ele foi eliminado propositalmente, pois ele é calculado através da divisão entre o Total(R$) e a Quantidade.
11. Os campos para digitação dos dados de rateios (Frete, Seguro,Outras despesas e Desconto) e impostos (ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS, COFINS, ISSQN, II) ficam separados por abas. O campo de preenchimento da Sit. Trib. do produto encontra-se na aba ICMS.
Após preencher os dados necessários para o produto, clique em Confirmar. Para digitação de um novo produto, clique em Incluir novamente.
12. Em caso de divergência na digitação, no Painel de Conferência, indica a diferença entre o Valor Total dos produtos, Valor Total da nota, Qtd de itens na nota que foi Informado na nota com o que foi digitado.
13. Observe que você pode fazer a entrada dos produtos de duas formas diferentes:
Utilizando Nossa Referência: Escolha esta opção se você desejar dar entrada identificando o produto pelo código que você utiliza no sistema - é a forma padrão adotada pelo sistema.
Referência do fornecedor: Escolha esta opção caso você desejar utilizar o próprio código do fornecedor no momento da entrada.
Observe que a forma de entrada “Utilizando a referência do fornecedor” será mais confortável, pois você não precisará fazer a equivalência entre o código do fornecedor e o seu código – que normalmente não são os mesmos. Porém apenas fará sentido se em algum momento você informou qual é a correspondência entre o seu código interno e o código que o seu fornecedor utiliza para este produto.
Importante: Ao escolher “Utilizando a referência do fornecedor”, o campo correspondente à sua referência interna e o botão de pesquisa de produtos ficarão desabilitados.
Digitação encerrada: Lançar títulos e movimentar estoque.
14. Ao finalizar a digitação de todos os ítens da nota fiscal, Clique em "Encerrar" para informar ao sistema que você terminou a digitação. Isso fará com que os campos de ítens da nota fiquem desabilitados e não possam mais ser alterados (a não ser que você REABRA a digitação).
15. Clique em "Sair", para fechar a tela de itens, e voltar para a tela de identificação do documento.
16. Para criar os títulos a pagar, relativos a esta nota fiscal, clique em "Títulos".
17. Preencha a tela de Desdobramento do pagamento, e informe como os títulos a pagar deverão ser gerados.
Carteira de cobrança: Informe o código da carteira de cobrança ou clique no botão de pesquisa para informar em qual carteira este(s) título(s) será(ão) pago(s).
Lembre-se de que a nomenclatura “Carteiras de cobrança” que utilizamos nesta tela e em várias outras é uma informação para separar os títulos em categorias ou modos de pagamento. São exemplos de carteiras de cobrança: 1) Boletos, 2) Promissórias, 3) Cheques, 4) Duplicatas, 5) Cobranças em aberto.
Prazo de pagamento: Informe o código do prazo de pagamento ou clique no botão de pesquisa para informar qual é o prazo de pagamento da nota fiscal.
Número de parcelas: Informação gerada pelo sistema para você identificar a quantas parcelas corresponde o prazo de pagamento que você selecionou.
Nro do documento: Informe o número da nota fiscal.
Moeda: Informe a moeda em que a nota está expressa – Normalmente você não precisará modificar esta informação a menos que você tenha negociado esta compra em outra moeda diferente de Reais.
$ Na moeda: Informe o valor total a ser distribuído entre as parcelas, na moeda escolhida acima.
Cotação: Informe a cotação da moeda informada acima. Caso a compra tenha sido efetuada em Reais, basta deixar o valor 1,000 para a cotação.
Histórico: Informe o histórico destes títulos. Por padrão o sistema irá preencher para você identificando que estes títulos tratam de uma nota fiscal com movimentação em estoque.
Conta Contábil: Informe o código da conta contábil ou clique no botão de pesquisa. Esta informação será utilizada no momento do pagamento do título para fazer o devido lançamento na contabilidade.
18. Após finalizar o preenchimento das informações, clique em "Criar Parcelas", para que o sistema exiba as parcelas na grade lateral. Faça os ajustes necessários, e clique em "Criar títulos".
19. Para movimentar os itens no estoque, clique em "Movimentar Estoque":
20. Confirme a Movimentação:
