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Como gerar a nota fiscal eletrônica e enviar ao portal? [Vídeo]

Este tutorial tem o objetivo de mostrar as possíveis formas de como gerar a nota fiscal eletrônica, podendo ser gerada através de um pedido de venda realizada pela ficha cadastral do cliente ou podendo ser gerada de forma livre através da tela listagem de notas fiscais, onde será demonstrado neste tutorial alguns procedimentos básicos a serem realizados antes de emitir a primeira nota fiscal, assim como: cadastrar o cliente, cadastrar a mercadoria, cadastrar os impostos necessários para as CFOP's (operações fiscais) que irá utilizar, verificar se o certificado digital foi devidamente instalado pela empresa emissora do certificado e verificar se o sistema está em modo de homologação(envio de teste) ou em modo de produção(envio oficial) para envio de NFe's.

Tópicos deste tutorial:
Como realizar o cadastro de um cliente.
Como realizar o cadastro de mercadorias.
Como realizar o cadastro dos impostos
Como realizar a geração da nota fiscal eletrônica do pedido de venda, através da ficha cadastral do cliente.
Como realizar a geração da nota fiscal eletrônica de forma livre através da tela listagem de notas fiscais
Como verificar se o certificado digital está devidamente instalado
Como testar o seu certificado digital
Como verificar se o sistema está em modo de homologação ou modo de produção
 

Como realizar o cadastro de um cliente?

1. Acesse o menu Cadastros | Clientes

 2. Clique em Incluir Ficha - Preencha todos os dados do cliente que julgar necessário na Ficha Cadastral - Confirmar

3. Nos botões ao lado esquerdo da tela, preencha e verifique informações complementares da ficha do cliente, como Perfil, Financeiro, Vendas Realizadas, etc.

 

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Como realizar o cadastro de mercadorias? 

1. Acesse o menu Estoque | Cadastro de Mercadorias


 

2. Clique em (F2) Incluir Produto e preencha os dados de Cadastro da Mercadoria - iniciando pela escolha do Grupo, Código do Produto, Descrição, etc..

 

3. Após preencher o cadastro, Clique em (F3) Confirmar.

 

4. Pronto! A mercadoria está cadastrada. Agora poderá preencher outras informações referente a mercadoria, como Preços, Estoques, Fornecedores, entre outros.

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Como realizar o cadastro dos impostos para as CFOP's (operações fiscais) que irá utilizar para geração da NFe?

 IMPORTANTE: Antes de emitir suas notas fiscais eletrônicas, é necessário consultar o seu contador sobre as operações fiscais que irá utilizar para a geração das notas, onde é necessário saber alguns dados importantes, como, CFOP a ser utilizada, exemplo: 5102 - Venda ao Comércio, sendo necessário saber as alíquotas de tributação para ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN, exemplo: (ICMS - 12%, IPI - 17%, PIS - 18%, COFINS - 12%, ISSQN - Não Incidente, sempre observando que, mesmo que não incida nenhuma tributação na operação fiscal, é necessário utilizar a opção chamada "Não Incidente", exemplo: ICMS - Não Incidente, IPI - Não Incidente, PIS - Não Incidente, COFINS - Não Incidente, ISSQN - Não Incidente, geralmente esta configuração é característica de empresas optantes pelo Simples Nacional, onde não incide impostos em determinadas operações fiscais, sendo necessário ainda verificar com seu contador se algum dos impostos irá variar por NCM e/ou Estado. No exemplo abaixo, iremos configurar a CFOP 5102 com as características de uma empresa optante pelo regime tributário Simples Nacional, onde é um exemplo meramente ilustrativo, pois poderá ter substituição tributária, variações por Estados e NCMs como mencionado anteriormente.

1. Acesse o menu Gerência | Configurações do Sistema

2. Clique na opção Imposto – Marque a opção “ME ou EPP Optante pelo Simples Nacional” Confirmar.

3. Acesse o menu Faturamento | Notas Fiscais | Central de Impostos.

 4. Selecione a CFOP desejada (Ex: 5102 Venda Comércio) – Clique em Alterar Operação.

5. Preencha o campo Descrição NF com a mesma descrição do campo Descrição Interna, retirando o número ao lado. (Ex: Venda Comércio).

6. Na opção Tipo da NF – Selecione Entrada ou Saída, que é o modo de emissão da nota.

7. No campo Mensagem Fiscal – Preencha caso for preciso, esta informação sairá em Dados Adicionais na Nota Fiscal, consulte o Contabilista para verificar o que precisa especificar caso necessário.

8. Nas abas ICMS / IPI / PIS / COFINS / ISSQN – Selecionar a tributação Não Incidente para todos os impostos.

9. Clique em Confirmar para finalizar a configuração dos impostos na CFOP.

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 Como realizar a geração da nota fiscal eletrônica do pedido de venda, através da ficha cadastral do cliente?

 1. Acesse o menu Cadastro | Clientes


 

2. Para localizar o cliente para qual irá realizar a venda e gerar a Nota Fiscal, clique em Localizar Ficha - Defina por qual critério de busca irá localizar - Selecione o cliente encontrado - OK

3. Clique no botão Vendas | Fazer Novo Pedido

 

4. Ao aparecer a caixa Situação Financeira - clique em Fechar

5. Na tela de Faturamento / Venda - Preencha os dados do faturamento, como prazo de pagto., carteira, tabela de preços - Confirmar

Dica: Caso o seu cliente compre sempre com um mesmo prazo de pagamento, com uma mesma carteira de cobrança, ou você já tenha definido a tabela de preços padrão deste cliente, Você pode otimizar o preenchimento desta tela.

Basta acessar a Ficha Cadastral do cliente e preencher os dados da página Financeiro.

Importante: Para liberar o acesso ao botão (F6 - Produtos), os dados da parte "Financeiro" do pedido, devem ser preenchidos.

6. Para inserir produtos na venda, utilize a barra lateral ao lado esquerdo da tela - clique em Produtos | Botão Incluir | Clique no ícone de Binóculo
 

7. Localize o produto pelo Filtro que está no canto inferior da tela ou clique na opção Atualizar que aparecerá todos os produtos.

 

8. Selecione o Produto e clique em Confirmar

 

9. Preencha as Informações do Pedido e de Faturamento - clique em (F3) Confirmar - Para continuar inserindo produtos clique no Binóculo ou clique em Sair para finalizar esta etapa de inserção de mercadorias.

Dica: Na tela de digitação dos itens do pedido, você vai encontrar duas colunas: Dados do Pedido e Dados do Faturamento. Recomendamos que você preencha apenas a coluna Dados do Pedido, e use a coluna Dados do Faturamento apenas  quando você estiver enviando o pedido para o cliente - momento em que irá encerrar o pedido e emitir a fatura, nota, etc..

10. Após a escolha dos produtos que constarão na Nota Fiscal Eletrônica, verifique se precisa preencher outras informações, navegando pelo botões que estão na barra lateral à esquerda da tela, como Observ e Config.

 

11. Após finalizar a digitação do pedido que está em aberto, clicar em Trocar Fase (momento onde é encerrado a digitação do pedido, alterando para a fase de produção, sendo gerado os títulos necessários no financeiro).

 

12. Para gerar a Nota Fiscal Eletrônica após seguir todas estas etapas, clique no botão (F9) GERAR NOTA FISCAL.

 

13. Na caixa Impressão de Documentos, selecione as informações para a geração da Nota, como Modelo da Nota, Numeração, Tabela de Preços, Operação Fiscal, Prazo de Pagamento.

 

14. Clique em Fazer Nota Fiscal.

 

15. Preencha o restante das informações necessárias na Nota Fiscal, navegando pela barra lateral ao lado esquerdo da tela.

16. Para realizar a transmissão da Nota Fiscal Eletrônica, clique no botão (F12)NFE - Transmitir NF-e para o portal.

 

Dica: Quando o sistema apresentar a mensagem acima em Vermelho no momento de transmitir a Nota Fiscal Eletrônica, significa que o sistema estará emitindo a nota em modo de Homologação, que significa que esta nota ainda não é válida como Oficial, sendo apenas modo de Teste, para que seja enviada em modo Oficial, tem que modificar as opções no menu Gerência, passando para modo de Produção.

17. Após a transmissão verifique a Mensagem de Retorno do Portal, caso tenho sido transmitida com sucesso, irá aparecer a mensagem "Autorizado o Uso da NFE" ou aparecerá uma mensagem correspondente a falha que pode acontecer por falta de informações na nota fiscal, dados inconsistentes, até mesmo por falha do Portal do Sefaz, bastando corrigir a falha e tentar transmitir novamente ao Portal.

 

18. Após todas as etapas, acesse seu pedido e clique no botão Encerrar, para que o estoque seja movimentado e finalizado todo o processo da venda.

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Como realizar a geração da nota fiscal eletrônica de forma livre através da tela listagem de notas fiscais?

IMPORTANTE: Ao gerar um pedido de venda através da ficha do cliente, gerando a nota fiscal a partir deste pedido conforme realizado na demonstração acima, o sistema realiza a movimentação do estoque dos itens e gera o faturamento no financeiro ao encerrar este pedido, sendo que os produtos já se encontravam cadastrados previamente. No caso da "Nota Fiscal Livre", o procedimento é diferente, onde pode ser configurado na CFOP (Operação Fiscal da Nota), a opção "Gerar Faturamento" para que gere as faturas no financeiro e pode ser configurado também a opção "Movimentar Estoque" para que realize o cadastramento do item que antes não existia no sistema, no momento da inserção na nota e já realizando a movimentação do estoque no momento em que completar a transmissão da nota fiscal eletrônica, sendo que estas opções podem ser encontradas na Central de Impostos, dentro da CFOP que for utilizar, podendo marcar estas opções no momento do cadastro dos impostos, para visualizar estas opções clique aqui.

1. Acesse o menu Faturamento | Notas Fiscais | Cadastro de Notas Fiscais

2. Na tela de "Listagem de Notas Fiscais" clique no botão "Incluir nova Nota" para adicionar uma nova nota ao sistema, para preenchimento posterior.

3. Localize o cliente (destinatário) para qual irá gerar a nota fiscal eletrônica e clique em OK.

 

4. Após selecionar o destinatário da nota fiscal, verifique as informações para geração da nota, como: Modelo, Número NF, Tabela de Preço, Operação Fiscal e Prazo de Pagamento, clicando em seguida no botão "OK, Gerar Nota Fiscal"

 

5. A primeira tela a ser exibida é a tela "(F5) - Cabeçalho", onde será exibido todos os dados cadastrados na ficha do cliente, como Razão Social, Endereço, CNPJ, entre outros dados obrigatórios para a geração da NFe.

 

IMPORTANTE: Na próxima etapa, no caso o passo 6, iremos inserir os produtos na Nota Fiscal, sendo que como esta é uma nota fiscal eletrônica gerada de forma LIVRE, podemos inserir os produtos sem precisar que os mesmos tenham sido cadastrados no sistema previamente, diferente da nota fiscal gerada através da ficha do cliente, que necessita que os produtos estejam cadastrados, então esta é a grande diferença entre ambas as formas, onde a característica principal  desta forma livre é a praticidade e a rapidez na inserção das informações, onde no exemplo abaixo, iremos inserir na nota fiscal produtos que ainda não estão cadastrados no sistema, sendo que caso sua mercadoria já esteja cadastrada, nada impede que a mesma também seja selecionada, onde fica ao seu critério a melhor maneira de utilizar para sua necessidade.

 6. Clique no botão "(F6) - Produtos" localizado à esquerda da tela e clique no botão "Incluir" para inserir os produtos que constarão na nota fiscal.

 

 7. Na tela que abrir, preencha as informações para o produto, como: Referência, Descrição, Unidade, Quantidade, Unitário e as informações referentes a impostos, como CFOP e NCM, logo após clique em "Confirmar" e caso tenha mais itens, basta ir adicionando clicando no botão "incluir Produtos"

 

8. Após ter inserido os produtos na nota fiscal, na tela "(F7) - Imposto" poderá visualizar a totalização dos impostos e acrescentar informações, como: Valor do Frete, Valor do Seguro, Outras Despesas, além de visualizar separadamente o Valor dos Produtos e o Valor da Nota com a soma dos itens anteriores.

 

9. Na próxima etapa, na tela "(F8) - Faturas", poderá visualizar as parcelas que foram geradas conforme o Prazo de Pagamento definido, assim como as Datas de Vencimento, Carteira, Tabela de Preço que foi utilizada para geração dos valores, além de ter a opção de gerar duplicatas através do botão "Imprimir Duplicatas".

 

10. Na próxima etapa, na tela "(F9) - Transporte", poderá informar qual a transportadora será responsável pelo frete e quem é o pagador do frete, no caso pode ser o Emitente ou Destinatário, além de informações como Volumes Transportados e Minutas de Despacho, tendo a opção de Imprimir Etiquetas para Empacotamento.

 

DICA: Na tela de "Transportes", o preenchimento das informações da transportadora é opcional, sendo necessário preencher somente se o frete é pago pelo emitente ou destinatário, embora se começar o preenchimento das informações, é necessário preencher todos os campos referente as "Informações do Transportador", senão a nota apresentará erro no momento do envio ao portal.

11. Na próxima etapa, na tela "(F10) - Observ", poderá adicionar alguma mensagem adicional que constará na sua nota fiscal, no campo "Dados Adicionais", podendo acrescentar "Observações do Interesse do Fisco" e "Observações do Interesse do Contribuinte" conforme exibido na imagem.

 

DICA: Para o devido preenchimento dos dados, as "Observações do Interesse do Fisco" refere-se as informações referidas por lei, por exemplo: (Esta empresa é optante pelo Simples Nacional, pela alínea 1,3 do inciso 3º do Art 5.) e as "Observções do Interesse do Contribuinte" refere-se as informações adicionais de natureza comum ao pedido, por exemplo: (O pedido faturado é frágil e precisa ser entregue em 24 horas).

12. Na última etapa, na tela "(F12) - NF-e", clique no botão "Transmitir NF-e para o Portal" para que seja realizada a transmissão da sua nota fiscal eletrônica ao Portal do Sefaz.

 

IMPORTANTE: A sua nota fiscal após transmitida ao portal somente será liberada para a "Impressão do Danfe", caso a mensagem de retorno seja "Autorizado o Uso da Nfe" que é o status da nota transmitida com sucesso, sendo que caso apresente a mensagem "Lote Recebido com Sucesso", basta clicar no botão "Buscar / Verificar Situação no Portal" que logo aparecerá a mensagem de "Autorizado o Uso de Nfe" como mencionado anteriomente, não podendo clicar novamente em "Transmitir NF-e para o Portal" pois senão a nota será rejeitada pela Sefaz, informando a seguinte mensagem, "Rejeição: Duplicidade de NF-e", onde somente será corrigido com a intervenção da equipe técnica do suporte via acesso remoto.

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 Como verificar se seu certificado digital está devidamente instalado?

O certificado digital permite que o sistema gestor consiga "assinar eletronicamente" o arquivo da NF-e. Neste tutorial vamos verificar se o certificado está instalado e vamos efetuar um teste com o mesmo.

Atenção: Este tipo de verificação é apenas valido no Internet Explorer.

1. Abra uma nova janela do navegador "Internet Explorer".

internet explorer

2. Acesse: Menu principal | Ferramentas | Opções da Internet.

menu ie

3. Selecione a página "Conteúdo" e clique no botão "Certificados".

aba certificados

4. Verifique se o seu certificado está nesta lista.

5. Acesse a pagina "Caminho de certifiação", verifique se o seu certificado se encontra abaixo/dentro de uma raiz de certificados e se ele é válido.

Pronto! acabamos de confirmar que o certificado está instalado e funcionando.

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Como testar o seu certificado digital?

1. Abra uma nova janela do navegador "Internet Explorer".

internet explorer

2. Acesse o endereço: https://cav.receita.fazenda.gov.br/scripts/CAV/login/login.asp.

3. No bloco "Acesso via Certificação Digital", clique na imagem "Certificado Digital".

4. Será solicitado seu certificado, escolha seu certificado válido e clique em "OK".

5. Se aparecer o menu de serviços do "e-CAC", seu certificado está funcionando corretamente.

Pronto! acabamos de verificar que o certificado está funcionando corretamente.

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Como verificar se o sistema está em modo de homologação ou modo de produção?

 1. Acesse o menu Gerência | Configurações do Sistema

 

 2. Clique na aba Nota Fiscal | Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

 

3. Na tela que abrir verifique qual o "Ambiente" que está sendo exibido, podendo ser "Homologação" ou Produção.

 

IMPORTANTE: Ao iniciar suas operações no sistema, é aconselhável deixar o sistema em modo de Homologação (testes) para que possa realizar testes com segurança antes do envio de notas com validade jurídica, sendo que após estes testes, é necessário entrar em contato com o suporte para apagar todas estas notas antes de colocar em Produção (notas válidas), com a finalidade de aproveitar o número sequencial corretamente das notas, iniciando pela numeração 001 ou caso já utilize outro sistema para emissão de NFe e esteja na numeração 350 por exemplo, poderá iniciar em nosso sistema, na numeração posterior de onde parou, no caso 351 por exemplo, onde o sistema sempre irá aproveitar a sequência em que está sendo gerada para que não tenha problemas com a Receita.

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