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Fluxo de caixa - Principais causas de desequilíbrio

Fluxo de caixa - Principais causas de desequilíbrio

Se um trabalhador ganha R$ 900,00, mas gasta R$ 950,00 ele vai precisar de outros recursos - cheque especial, empréstimos, cartão de crédito). No decorrer do tempo isso acaba agravando pois uma simples diferença de R$ 50,00 ao mês significa R$ 600,00 em um ano, sem contar o quanto vai dispender em juros, taxas, multas e outras penalidades.

Com uma empresa isso não é diferente, se ela está sempre com dificuldades em pagar as contas "em virar o mês" como muitos dizem, ou precisa o tempo todo buscar recursos antecipados com os bancos - troca de cheque, antecipação de duplicatas e outros recebíveis, empréstimos e outras fontes, esses sintomas frequentes mostram que ela está com um grave desequilíbrio financeiro.

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Mas porque isso acontece? Quais são as causas?

Operação não é lucrativa: É impressionante, mas existem muitos empresários que insistem em manter operações que simplesmente não são lucrativas. Algumas vezes insistem no erro mesmo não enxergando perspectivas de que o quadro possa ser revertido. O bom seria que um negócio não lucrativo acabasse rapidamente - pois assim não comprometeria a saúde financeira do negócio e principalmente não exporia o pequeno empresário a arriscar o capital da família e muitas vezes até abalando seu crédito na praça.

Compras incompatíveis com as vendas: Alguns produtos são sazonais e outros dependem de fatores externos. Como por exemplo imagine uma pequena loja de roupa na região sul do Brasil, que aposta todas as fichas em uma coleção de inverno exclusiva - mas ocorre um inverno atípico como este de 2012 onde praticamente não ocorreu frio. Essa loja certamente passará por momentos desafiadores pois o estoque vai ficar parado até o próximo inverno. Assim como as compras encalhadas, o oposto também é um problema - não ter produto em estoque pode significar perder boas oportunidades de rentabilizar a empresa.  Como vimos em outro post do nosso blog: dicas de crescimento para pequenas empresas, frequentemente um dos maiores custos da empresa é o custo de não fazer, ou seja: o custo da oportunidade perdida.

Despesas elevadas com a administração: Este é um sintoma fácil de detectar mas geralmente complicado de mudar. Muitas vezes o empresário entra em um ciclo de retiradas que não são compatíveis com o momento financeiro da empresa e nem sempre é possível voltar atrás - seja porque baixar sua retirada mensal vai desapontar a família ou porque teria que mudar o padrão de vida.

Diferença entre o prazo médio de recebimento e o prazo médio de pagamento: O cenário ideal seria a empresa fazer o pagamento das compras aos fornecedores com o dinheiro que entra dos recebimentos das vendas aos clientes relativos aquela compra. Ou seja: pagar com o que está entrando das vendas - mas nem sempre isso é possível ou viável, e uma diferença acentuada entre receber e pagar pode agravar a saúde financeira da empresa.

Diminuição repentina das vendas: Seja por novos concorrentes, sazonalidade ou mesmo por crise econômica em uma determinada região, quando ocorre uma queda súbita nas vendas, o volume de dinheiro automaticamente vai cair de forma significativa.

Endividamento alto: Não importa se foi por um investimento não tão adequado, ou qualquer outro motivo, se o endividamento da empresa estiver alto, ele fará pressão sobre o fluxo de caixa da empresa, e exigirá cada vez mais a atenção do administrador.

Descontos ou Concessões indevidas: Preste muita atenção aos descontos e concessões, eles nem sempre são o fator que leva o seu cliente a ação. Dar desconto significa tirar aquele valor diretamente da margem de lucro e dependendo de como isso é feito significa deixar margens de contribuição quase nulas, ou até mesmo negativas. Não quero dizer que você nunca deva dar desconto ou fazer uma promoção em sua empresa, apenas fique atento e lembre que o desconto está saindo diretamente da sua margem.

Custo Financeiro: Tenho um amigo que não gosta de olhar o extrato bancário, especialmente para não ver o quanto ele paga de juros / encargos / taxas durante o mês. Em um período bem complicado financeiramente ele pediu ajuda para se reorganizar, e analisamos os últimos 30 dias dos extratos. Ele chegou a pagar mais de 20% do que tinha de rendimentos em juros. Parte era juro de cheque especial, parte do cartão de crédito, e outras operações que ele havia feito. Esse custo financeiro nem sempre é computado no custo - algumas vezes por não se saber fazer isso, outras vezes simplesmente por não ser possível por conta da competitividade que seria perdida.

Inadimplência: Você sempre vai ter que pagar suas contas aos fornecedores corretamente sob risco de ter seu crédito abalado, e conta com o recebimento do que tem em aberto com seus clientes - se por algum motivo essa previsão falhar, o seu fluxo de caixa vai ser comprometido. Algumas empresas chegam a ter 20% de inadimplência, o que é uma situação bem delicada e mostra problemas na concessão de crédito.

Crise ou retração de Mercado: Em alguns momentos ocorrem ajustes na economia ou mesmo eventos inesperados, tais como: uma longa estiagem em uma região agrícola, ou mesmo a recente Crise na zona do Euro - são eventos que mais cedo ou mais tarde acabam refletindo no volume de negócios e por consequência no fluxo de caixa.

Erro na formação do preço de venda: Formar o preço de venda baseado apenas no preço da concorrência sem levar em conta seus reais custos de operação, ou formar o preço de venda baseado no valor pago ao fornecedor + x% é um grande indicativo de que algo está errado na gestão da empresa. 

Desconhecimento dos custos: Não são poucos os empresários que desconhecem ou não tem ferramentas apropriadas para medirem seus custos. Muitos não tem nem o hábito, ou simplesmente não dão a importância devida a isso. Presenciei uma pequena indústria que estava com problemas de fluxo de caixa e na consultoria fizemos um levantamento do custo de fabricação de cerca de 30 produtos que tinham um elevado volume de vendas. Pelo menos 11 deles tinham custos associados ao seu processo, que o empresário não estava diluindo e portanto não eram repassados no preço de venda. Alguns deles no final da análise tinham margens de contribuição negativas, o que fazia com que grandes volumes de venda piorassem ainda mais a situação da empresa.

Que medidas adotar para sanar problemas com o fluxo de caixa.

O primeiro passo para sanar problemas com o fluxo de caixa, é não negligenciar - não ter medo da realidade e encarar a situação de frente. Muitas vezes a simples leitura dos fatos já aponta para as soluções que normalmente são duras e ruins de implementar, afinal ninguém gosta de mudar, de fazer sacrifícios nem de abrir mão de nada. O objetivo neste artigo não é dar uma receita de bolo, mas chamar para a reflexão, e quem sabe algum dos itens possa lhe inspirar e quem sabe mudar algum processo e ter melhores resultados.

Melhorar a análise de crédito: Se a inadimplência em sua empresa está prejudicando o fluxo de caixa, revise seu processo de análise e concessão de crédito e avalie a viabilidade de estar associado a alguma entidade como SPC ou SERASA para embasar tecnicamente sua decisão pela concessão ou restrição do crédito. Você sabe que muito melhor do que vender é ter a certeza de que vai receber o dinheiro corretamente - Avalie se o cliente tem a condição de suportar e honrar o compromisso que estará assumindo.  Dica: Quer saber o que significam as siglas SPC e SERASA e muitas outras?  Clique aqui para acessar nosso Glossário empresarial.

Controlar e classificar as despesas: Antes de começar sua cruzada contra as despesas desnecessárias, você precisa ter uma radiografia completa das suas despesas. Saber quanto gasta é importante, mas saber onde está gastando os recursos de forma detalhada já começa a dar indicativos de onde você pode melhorar na gestão dos recursos. Sugerimos que você crie um plano de contas agrupando os diferentes tipos de despesas, e depois detalhando cada uma delas, como por exemplo: separe as contas em grandes grupos: despesas financeiras, despesas com mão de obra, despesas administrativas. Depois faça um detalhamento de cada um dos grupos de acordo com sua realidade, nomeando cada uma das contas de cada grupo. Por exemplo, no grupo de "despesas financeiras", você poderia ter as despesas de juros, despesas com multas, despesas com taxas e tarifas. O Emissor de NFE do Gestor Total já segue configurado com um plano de contas detalhado e que pode ser um bom ponto de partida para suas análises.

Controlar e conhecer os custos verdadeiros: Monitore os custos dentro da sua empresa e saiba exatamente quanto custa cada etapa da fabricação (se você tiver uma indústria), ou cada atividade em separado se você for um comércio ou prestador de serviços. Fique atento pois o custo do produto não é apenas o valor que você paga ao fornecedor por ele. O custo começa desde o momento em que você pega o telefone para ligar ao fornecedor e fazer seu pedido. Se você ligar 3 vezes para o fornecedor pedindo uma posição durante o processo, isso tudo vai fazer parte do custo. Um dos custos mais negligenciados nas pequenas empresas é o custo com depreciação do ativo imobilizado. Se você comprou um aparelho por R$ 3.000,00 que tem vida útil de 5 anos, ele vai ter um custo de depreciação de R$ 50,00 ao mês.

Aumentar o giro do estoque: Ter niveis muito elevados de produtos no estoque podem representar um grave problema no fluxo de caixa. Ao acelear o giro do seu estoque, você estará transformando os itens estocados e muitas vezes já pagos ao fornecedor, em dinheiro. Fique atento pois não basta apenas ter um estoque enxuto, você tem que dosar corretamente para garantir uma quantidade segura de estoque que permita um fluxo normal de venda. A melhor maneira de acelerar o giro do estoque é aumentar a venda sem aumentar a quantidade estocada. 

Atribuir estoques mínimos: Analise o fluxo de vendas dos seus produtos, e mantenha um nível mínimo de estoque para os produtos que respondam pela maior demanda ou pela maior contribuição com a margem de lucro, de forma equilibrada. A máxima do "quanto menos estoque, melhor" continua sendo válida, mas você não pode deixar de ganhar dinheiro - e por consequência melhorar o saldo financeiro - por não ter produto para entregar ao cliente.

Reduzir o prazo de recebimento das vendas: Faça alguma ação interna entre seus vendedores, para premiar aqueles que vendem com menores prazos, ou aqueles que vendem com pagamento a vista. Se você tem um time de vendedores, pode ser uma boa ideia criar um sistema de pontuação ou bônus por vendas a vista, nem sempre o prazo é o fator que o cliente leva em conta para tomar sua decisão em comprar, e se o vendedor tiver um estímulo por vender a vista, ele irá focalizar nesta modalidade junto ao cliente no momento que estiver coroando a negociação. Dependendo da sua margem e do seu ramo de atividade, algumas empresas adotam um percentual de comissionamento diferenciado (e maior) para os recebimentos a vista.

Negociação com fornecedores: Em um momento de dificuldade passageira, não se sinta inferiorizado em assumir esta situação. Se você tem um relacionamento duradouro e bom histórico de pagamento com algum fornecedor, considere o fato de entrar em contato com ele e solicitar prorrogação de prazo de algum título em aberto - isso é perfeitamente admissível e faz parte do trabalho de administrar seu negócio. Talvez um prazo extra de 15 dias seja suficiente para você não ter que contrair um empréstimo e pagar juros e pode diminuir a pressão sobre o caixa.

Vender o ativo imobilizado que está ocioso: Olhe para dentro da sua empresa e veja as oportunidades de negociar aquela máquina que você não vai mais utilizar a médio prazo, e faça dinheiro com ela. Se o ativo já se pagou com o que ele produziu, pode ser uma boa ideia de monetização. Você vai se surpreender com a quantidade de objetos que você tem parados em sua empresa e que poderiam ser úteis para outras empresas, e além disso poderá inclusive permitir ajustes no seu layout produtivo. Algumas empresas optam por terceirizar 

Refinanciar dívidas: Avalie criteriosamente as dívidas que você está pagando parcelamentos. Pode ser interessante você contrair um empréstimo com juros mais baixos para pagar um de juros mais elevados. Por exemplo: Se você estiver pagando juros no cartão de crédito (pagamento da parcela mínima), pode ser uma boa ideia pegar um empréstimo pessoal com praticamente metade do juro e quitar o cartão de crédito.

Reanalisar os investimentos: Investir no negócio é a garantia de que ele não vai ficar obsoleto e não perderá competitividade, mas se você estava fazendo algum investimento e sentiu um descompasso em seu fluxo de caixa, avalie se realmente agora é a hora de fazer o investimento. Se a pressão sobre o seu fluxo está vindo de um momento atípico da economia e isso for passageiro, aguarde mais alguns dias, reavalie, e até mesmo considere comprar um ativo usado. Por exemplo: se você estava planejando comprar um veículo novo ou uma máquina nova para a empresa, e está passando por uma dificuldade, estude o fato de comprar um semi-novo - muitas vezes você pode economizar até 40% do valor. 

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Infográfico: Fluxo de Caixa - Principais causas de desequilíbrio

 

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