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O impacto do PAF-ECF no dia a dia das empresas.

O impacto do PAF-ECF no dia a dia das empresas.

A legislação do PAF-ECF (Programa Aplicativo Fiscal - Emissor de cupom Fiscal) veio para regrar o uso do sistema / programa que se comunica com a impressora fiscal e comanda efetivamente a emissão dos cupons de venda.

Todo aplicativo emissor de cupons fiscais precisa passar por uma inspeção rigorosa, que é realizada por um órgão técnico credenciado pela SEFAZ, e precisa ter seu laudo de análise funcional publicado no Diário Oficial da União (DOU).

Para facilitar a implantação do GPAF em nossos clientes, elaboramos um resumo comentado, com as principais exigências da legislação do PAF, e de que forma ela impacta nas rotinas de trabalho da empresa. Lembramos que existem algumas regras específicas para as atividades de (bar e restaurante, posto de pedágio, posto de combustíveis), que não são comentadas neste post, pois o GPAF não atende a estas atividades.

Veja a lista dos principais requisitos da legislação do PAF, e principalmente seu impacto nas empresas:

  • O sistema precisa funcionar em modo “stand-alone”, ou seja sem comunicação com o servidor: No caso de algum tipo de problema de comunicação com o servidor, o sistema precisa continuar permitindo a emissão do cupom fiscal.
  • Concomitância: A impressão do item pela impressora precisa ser concomitante (simultânea) com a exibição do item em tela - Ou seja: efetuada a leitura ou digitação, o item precisa ser imediatamente impresso no ECF - neste caso existem duas excessões: DAV e Pré-venda, que são detalhadas em um item a parte neste post.
  • Menu Fiscal: O menu fiscal precisa estar acessível em todas as telas do sistema, sem nenhum tipo de bloqueio ou restrição. Este menu possui uma série de funcionalidades e gera relatórios e arquivos para uso pelo agente fiscalizador, como por exemplo a geração de arquivos de movimento no formato do SPED e do SINTEGRA.
  • Cartão de débito ou Crédito: O valor informado para a operadora precisa ser o mesmo valor registrado para o meio de pagamento na impressora fiscal - isso faz com que não seja permitido dar troco em uma operação com cartão.
  • Data / hora do registro no banco de dados: A data e hora que vai ser registrada no banco de dados precisa ser a mesma que estiver impressa no cupom - isso implica que independente da data/hora apresentada no seu windows, o sistema irá capturar o horário diretamente do cupom fiscal.
  • Valor unitário do item: O valor unitário precisa ser o mesmo que está armazenado na tabela de preços - em caso de alteração do valor unitário para mais ou para menos, precisa aparecer explicitamente no cupom como desconto ou acréscimo no item.
  • Emissão de NFE: Caso a impressora esteja bloqueada (por redução Z), ou apresente algum tipo de defeito que impeça a impressão dos cupons, automaticamente será disponibilizada a opção para emissão de NF-e.
  • Notas Fiscais Manuais: No caso de ocorrer uma pane com a impressora fiscal, ou em caso de bloqueio do equipamento, todas as notas fiscais manuais (talonário série D), precisam ser digitadas no sistema.
  • Queda de energia durante a emissão de cupom fiscal: Caso ocorra uma interrupção de energia durante a impressão de um cupom, este cupom pode ser recuperado, desde que todos os dados impressos nele coincidam exatamente com os dados armazenados no banco de dados do sistema.
  • Geração diária de arquivos de movimento: Antes da redução Z, ou imediatamente após (se a máquina fiscal estiver bloqueada), deve ser gerado um arquivo eletrônico com todo o movimento daquela máquina em um formato pré estabelecido na legislação. A geração deste arquivo é feita automaticamente sem a interferência do usuário, e deve ficar armazenado pelo prazo de 5 anos.
  • Estoque: O estoque precisa ser atualizado obrigatoriamente uma vez por dia, e a quantidade que deve ser informada nos arquivos do menu fiscal, será sempre do estoque de abertura do dia.  Entende-se como abertura do dia, o momento exato da impressão do primeiro documento por uma impressora fiscal do estabelecimento. Por este motivo que ao entrar no sistema pela primeira vez no dia, o GPAF emite obrigatoriamente uma leituraX.
  • Baixa de estoque através de indice técnico de produção: Naqueles casos onde ocorrer produção de itens, os insumos devem ser baixados no momento da venda através de um índice técnico de produção. Por exemplo: Um sanduiche composto por 3 fatias de pão, 2 de presunto e 2 de queijo, no momento da venda do sanduiche, será comandada a baixa de estoque dos insumos: (3 fatias Pão + “x” gramas de Presunto + “x” gramas de Queijo).
  • Assinatura digital: Todos os arquivos que o sistema gerar precisam conter uma assinatura digital. Esta assinatura identifica qual foi o sistema que gerou aquele arquivo e também valida todo seu conteúdo. Apesar de serem arquivos de texto comum, que podem ser abertos em qualquer editor de textos, a simples alteração de qualquer informação faz com que a assinatura digital seja invalidada - o que demonstra que o arquivo sofreu alguma alteração indevida.
  • Manipulação do banco de dados: O sistema intercepta toda e qualquer manipulação que ocorra no banco de dados. Se o usuário alterar qualquer informação nas tabelas de bancos de dados do sistema - seja a mudança de descrição de produto, valores, quantidades, nome de cliente - esta alteração é interceptada e assinalada nos arquivos de movimento gerados pelo menu fiscal. Inclusão de itens diretamente no banco de dados ou exclusão de registros gravados também são interceptados e devidamente assinalados.

DAV (Documento Auxiliar de Venda)

O DAV é um documento impresso para auxiliar o processo operacional da venda do estabelecimento, como por exemplo: Orçamento, Ordem de Serviço, Pedido, etc. Ele não substitui o cupom fiscal, que deverá ser emitido no momento da concretização da venda. Veja uma lista com as principais regras operacionais:

  • Impressão: A impressão do DAV depende do que estiver previso na legislação específica de cada estado. A principio a impressão do DAV pode ser feita em impressoras comuns (não fiscais), como por exemplo jato de tinta ou laser, porém algumas UF (unidade de federação), a impressão pode ser feita apenas na impressora fiscal.
  • Formato da impressão: Caso seja impresso na não fiscal (jato de tinta, laser, etc), o tamanho mínimo exigido é o A5 (meia folha A4), e deve seguir ao modelo previsto na legislação, onde constam algumas observações sobre a não possibilidade de autenticação, identificação de que não é um documento fiscal e informação de que não serve como recibo nem como prova de garantia, etc.
  • Reimpressão de DAV: O DAV somente pode ser impresso uma única vez, portanto é proibida a reimpressão de um DAV.
  • Alteração de itens: Não é permitido alterar itens do DAV. Uma vez adicionado um determinado item ao DAV ele deve permanecer da forma como foi incluido. Na hipótese de incluir um item errado, ele pode ser cancelado (mas será impresso no DAV, com a expressão: “Item Cancelado”.
  • Alteração do DAV: Somente podemos incluir ou cancelar itens se o DAV ainda não tiver sido impresso, nem tiver virado cupom.
  • Numeração do DAV: A numeração é sequencial, possui 10 caracteres de extensão e inicia em 0000000001
  • Mesclagem: É permitido mesclar dois ou mais DAVs, gerando um novo DAV com os itens mesclados. A mesclagem é permitida apenas uma vez por DAV - ou seja: ao utilizar um determinado DAV em uma mesclagem, ele não pode mais ser utilizado em outra mesclagem.
  • Concretização da Venda: No momento em que a venda for concretizada, os itens do DAV podem ser carregados no caixa (e devidamente impressos na impressora fiscal) sem a redigitação. Os itens cancelados devem ser impressos e imediatamente cancelados. O número do DAV deve ser impresso na finalização do cupom, e somente é permitido informar um DAV por cupom fiscal.
  • Concomitância: A gravação dos dados do DAV devem ser concomitantes, ou seja: no momento que for aberto o DAV e lançado o primeiro item, este deve ser imediatamente gravado no Banco de Dados.
  • Exclusão: Não é permitido excluir um DAV.

Pré-Venda:

A pré-venda é a operação onde o cliente após ser atendido recebe um código ou senha de identificação e se dirige até o caixa para fazer o pagamento, neste momento é impresso o cupom fiscal da operação e o cliente retira os produtos.  A pré-venda tem diversas regras:

  • Impressão: Diferente do DAV, é proibido imprimir qualquer documento relativo a pré-venda.
  • Pré-venda não concretizada: As pré-vendas que foram registradas no balcão, e que por algum motivo não foram concretizadas (não viraram vendas) por desistência do consumidor por exemplo, terão seus cupons impressos e automaticamente cancelados na impressora fiscal. Isso é feito de maneira automatizada, no dia seguinte (D+1), antes da reduçãoZ, ou no dia posterior (D+2), quando a impressora estiver bloqueada por reduçãoZ. Portanto, toda pré-venda vai virar cupom.
  • Alteração de itens: Não é permitido alterar itens de uma pré-venda. Uma vez adicionado um determinado item na Pré-Venda ele deve permanecer da forma como foi incluido. Na hipótese de incluir um item errado, ele pode ser cancelado (mas será impresso no cupom fiscal e imediatamente cancelado.
  • Alteração da Pré-Venda: Somente podemos incluir ou cancelar itens se não tiver iniciado a impressão do cupom fiscal.
  • Numeração: A numeração é sequencial, possui 10 caracteres de extensão e inicia em 0000000001
  • Mesclagem: É permitido mesclar duas ou mais pré-vendas, gerando uma nova pré-venda com os itens mesclados. Neste caso, as pré-vendas originais terão seus cupons impressos e imediatamente cancelados. Caso uma pré-venda tenha sido cancelada, ou seu cupom impresso, ela não pode ser utilizada em uma nova mesclagem.
  • Concretização da Venda: No momento em que a venda for concretizada, os itens podem ser carregados no caixa (e devidamente impressos na impressora fiscal) sem a redigitação. Os itens cancelados devem ser impressos e imediatamente cancelados. O número da Pré-Venda deve ser impresso na finalização do cupom, e somente é permitido informar uma Pré-Venda por cupom fiscal.
  • Uso da pré-venda no terminal do caixa: No terminal de caixa, não é permitido realizar pré-vendas, elas somente podem ocorrer no balcão. O caixa pode apenas emitir o cupom das pré-vendas, consultar as pré-vendas, e fazer mesclagem.
  • Uso da pré-venda no balcão: No balcão é permitido gerar as pré-vendas, mas não pode emitir cupom fiscal - ou seja, não pode ter uma impressora fiscal acoplada ao computador que gerar as pré-vendas.
  • Concomitância: A gravação dos dados da Pré-Venda devem ser concomitantes, ou seja: no momento que for aberta a PV e lançado o primeiro item, este deve ser imediatamente gravado no Banco de Dados.
  • Exclusão: Não é permitido excluir uma Pré-Venda.
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