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Administração do tempo: Você comete algum destes 7 erros básicos que acabam com a produtividade?

Administração do tempo: Você comete algum destes 7 erros básicos que acabam com a produtividade?

Muitos empreendedores passam o dia mergulhados numa ciranda maluca resolvendo problemas e chegam no final da jornada estressados e cansados, muitas vezes com a sensação de que quase nada fizeram. Parece que o dia teria que ter 30 horas, ou que tinha que trocar as pessoas que estão ao redor. Na verdade infelizmente grande parte do problema parte de pequenos hábitos que talvez você não esteja se dando conta.

Quer ser mais produtivo, melhorar sua eficiência e da sua equipe? Invista os próximos 5 minutos na leitura deste post: 

Você comete algum destes 7 erros básicos que acabam com a produtividade? 

1) Você está sempre disponível.

Estar disponível para sua equipe acessá-lo é de extrema importância, mas atenção: se você estiver disponível o tempo todo, vai passar boa parte do seu dia sendo interrompido para resolver ou absorver coisas triviais. Uma técnica que funciona muito bem é combinar com sua equipe algumas “fatias de tempo de 40 minutos” onde você não será interrompido de maneira alguma. Se hoje seu tempo está um caos, comece com duas fatias de tempo exclusivas: uma pela manhã e outra a tarde e quando estiver desfrutando de sua “fatia exclusiva” retome aquele seu velho projeto que está engavetado a tempos. 

2) Você delega tarefas e não processos.

Delegar não significa mandar fazer alguma coisa. Você está delegando corretamente se deixa todo um processo sob a responsabilidade de alguém. Se precisar mandar fazer o tempo todo significa que você não delegou direito - neste caso a culpa é inteiramente sua. Por exemplo: Quando acaba o papel ou a tinta da impressora, se você mandar alguém comprar o papel X ou a tinta Y, você não delegou, você mandou fazer. Isso fica bem claro quando acabar novamente o insumo: você precisará mandar de novo (e isso definitivamente não é delegar). Se ao invez disso você deixar uma pessoa encarregada de semanalmente checar o nível de tinta e o estoque de papel, você vai assegurar que isto deixe de ser sua responsabilidade. 

3) Você está 100% conectado, o tempo todo

Analise friamente e veja até que ponto vale a pena (e definitivamente traz resultado) estar o tempo todo conectado. Celular, Telefone, Chat, Skype, Facebook, email, internet são excelentes ferramentas para ajudar a ser mais eficiente, mas ao mesmo tempo são vilões quando o assunto é concorrer com sua atenção, desviar seu foco e fazer sua produtividade cair assustadoramente. Não estou dizendo que você deva estar offline, ou alheio às facilidades de comunicação, mas concentrar é a chave para obter maiores resultados. 30 minutos concentrado é muito mais produtivo do que 50 minutos distraído. 

4) Você guarda tudo na cabeça

A melhor maneira de perder uma informação é deixar apenas na cabeça. Um dos papas da administração moderna Peter Drucker dizia que se não fosse possível transcrever um planejamento para o papel, dificilmente este planejamento seria realizado. Faça um verdadeiro download do seu cérebro e acostume-se a criar listas de tarefas, isso vai facilitar no momento de priorizar o que será feito primeiro, e especialmente o que não será feito de maneira alguma. Hoje existem excelentes ferramentas para criar mapas mentais, listas e agendas. Se você leu até aqui e quiser uma lista, deixe um comentário e mandaremos para você pelo menos 5 opções de sistemas gratuitos que fazem exatamente isso: ajudam a organizar seu cérebro. 

5) Você trabalha sempre no Quadrante do urgente e importante.

No livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, o autor Stephen Covey aborda 4 quadrantes onde empregamos nosso tempo. Invariavelmente nos vemos envolvidos com o primeiro quadrante (coisas urgentes e importantes). Essas coisas precisam ser executadas, mas normalmente não são as coisas que trazem resultado a médio/longo prazo. Quer ver um exemplo: consumir seu tempo para consertar um equipamento que estragou, na melhor das hipóteses vai fazer com que o resultado seja igual ou ligeiramente inferior ao que era antes do equipamento estragar. Corrigir isso vai consumir seu tempo mas não vai melhorar a produção - isso não significa que não temos que apagar os incêndios do dia a dia, mas nos mostra que embora sejam URGENTES e IMPORTANTES, o resultado está no quadrante 2, das tarefas que não são urgentes, mas que são importantes - no exemplo da máquina estragada, trabalhar no quadrante do importante seria você criar um processo de manutenção preventiva, que não deixasse a máquina estragar, ou antecipasse alguma crise e não virasse urgente.

Outro exemplo: Caminhar ou praticar exercícios físicos não é urgente mas é importante (quadrante II) e isso é senso comum: todos concordamos - porém olhe os números e vai se surpreender com a quantidade de pessoas que negligencia isso. Porém se deixar sempre para depois, certamente se tornará URGENTE E IMPORTANTE (Quadrante I), e nesse momento talvez seja tarde demais e não seja possível “apagar o incêndio”. 

6) Você faz mais de uma coisa ao mesmo tempo

O principal mantra aqui é: TENHA FOCO. sem um foco bem definido, é fácil se distrair, e definitivamente distração não ajuda em nada a ser mais produtivo. Tentar fazer muitas coisas simultaneamente vai permitir que fiquem muitas coisas inacabadas ou que serão simplesmente empurradas para depois. 

7) Você planeja em excesso

Na sede do facebook existem diversos cartazes coloridos com frases curtas e inspiradoras. Uma delas ficou famosa: “Feito é melhor que perfeito”. Não espere o momento perfeito para começar alguma coisa nova, pois dependendo do seu grau de perfeccionismo, talvez esse momento perfeito nunca aconteça. Atente ao fato de que não estou dizendo que planejar e ponderar não seja importante: claro que é - creio que planejar e estudar bem a estratégia antes de se lançar para um novo projeto é essencial e vai ser determinante para o sucesso. Mas ao mesmo tempo apenas ficar na teoria, no plano do plano não vai produzir nada. Saia da arquibancada e vá para o campo jogar. Quanto antes errar melhor: vai permitir que você reavalie seus planos e metas, e corrija a tempo de obter de fato o resultado que você deseja. 

Identificou algum ponto onde você poderia melhorar sua produtividade?  Se identificou, ótimo, agora basta você fazer alguns pequenos ajustes na sua rotina e começar a ver os efeitos positivos dessas mudanças. Procure dar pequenos passos, mas passos consistentes e duradouros. 

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