Como funciona a numeração dos códigos das Fichas cadastrais

Entenda mais sobre o funcionamento dos códigos das Fichas Cadastrais:

Os códigos numéricos das fichas (código do cliente, código do vendedor, código do fornecedor), são uma herança dos antigos sistemas em DOS, e serviam para “organizar a lista” ou “achar rapidamente um cadastro” pelo seu número. Eram de fato vitais pois os programas não continham tantos recursos de busca como vemos hoje em quase todos os bons aplicativos para windows.

 

O problema que ocorria nestes programas antigos, era que ao ser utilizado em rede, por muitos computadores ao mesmo tempo, geralmente aconteciam problemas que necessitavam de “reindexações” dos índices, etc.. etc...

 
Como funciona no sistema Gestor:

Percebemos que normalmente os clientes são localizados por uma parte do seu nome, ou pelo seu CPF / CNPJ, e raramente pelo código, visto que é muito mais intuitivo você digitar uma parte do nome do que “lembrar o código do cliente”... Então, em nosso sistema o campo código continua sendo utilizado, porém somente para armazenamento interno (chamamos isso de chave).

Para termos uma boa performance do sistema, utilizamos um cadastro centralizado de todas as fichas, ou seja: Todos os cadastros (Clientes, fornecedores, vendedores, transportadores, técnicos, etc) são armazenados fisicamente juntos em uma mesma lista.

Esse recurso permite que as telas de cadastros das fichas sejam similares (Clientes, fornecedores, vendedores, transportadores, técnicos, etc), isso é interessante pois além de ser mais rápido para treinar alguém no uso do sistema, permite uma melhor performance do sistema.

Uma vez que todos estão em uma mesma tabela, utilizamos um gerador de códigos únicos para todos os cadastros, e que funciona perfeitamente em rede, seja com 2 computadores simultâneos ou com 20 computadores cadastrando ao mesmo tempo.

Porém ocorrem com freqüência alguns detalhes, que no início gera um certo desconforto, mas que na prática não apresenta nenhum tipo de problema:

1. Cadastros com códigos salteados:

Imagine que você começou a cadastrar seus contatos agora, irá ocorrer o seguinte:
 
•    Cód. 1 = Cliente Fulano
•    Cód. 2 = Cliente Beltrano
•    Cód. 3 = Cliente Ciclano
•    Cód. 4 = FORNECEDOR Pedro da Silva
•    Cód. 5 = Cliente Lauro de Alencar...

Veja que após 3 clientes, você cadastrou 1 fornecedor, e ele ganhou o código 4, justamente pois o código é unificado.

2. Uma pergunta que normalmente nos fazem, é: Como faço para saber quantos clientes eu tenho?

Para contornarmos este detalhe, em todos os relatórios de clientes, inserimos na última página o total de cadastros impressos. Confira clicando no botão relatórios, escolhendo uma listagem completa e veja na última página do seu relatório o “Total de cadastros”.

 

3. Ao cancelar e reiniciar a inclusão, o código “pula”.

Isso é outra ocorrência que você poderá notar, pois no momento que você aperta o botão INCLUIR, este código é gerado, e não pode mais se repetir, com isso ele somente anda para frente (somente incrementa números), não podendo voltar para trás. Não é possível controlar esta distribuição de códigos em um ambiente de rede, pois você pode incluir cadastros em até 20 computadores simultaneamente.