Como gravar relatórios em arquivo ou enviá-los por email.

É comum você precisar enviar informações para seus clientes e parceiros de negócio. Isso pode incluir por exemplo: Enviar uma tabela de preços para um cliente, Enviar uma lista de pedidos em aberto ao seu gerente, Enviar uma listagem de clientes em atraso para seu revendedor, Enviar uma Ordem de Serviços a um cliente, e uma infinidade de outras situações.

Uma prática muito comum nessas situações é gerar os relatórios e gravar em arquivo, ou ainda, enviá-los diretamente para seu cliente por email. O Sistema Gestor.SYS possui esta funcionalidade interna no sistema, permitindo gerar o PDF dos relatórios disponíveis para que o cliente possa enviar via e-mail.

PDF é a extensão (formato) padrão dos arquivos do Acrobat Reader. O Leitor de PDF "Acrobat Reader" está presente na maioria dos computadores pessoais, e você pode fazer a instalação dele gratuitamente.

Como Gerar um Relatório em PDF através do Sistema:

Para exemplificar, vamos enviar o relatório de Ficha Cadastral (em branco), que existe no cadastro de clientes para o cliente.

1. Acesse o cadastro de clientes: Menu Principal | Cadastros | Clientes.

2. Clique em "Relatórios".

3. Selecione o relatório: "002.03.10.00 - Ficha cadastral - Em branco".

4. Visualize o relatório em tela - Clicando no botão chamado "Visualizar" ou clique em "Gerar PDF" para transformar o relatório num arquivo do tipo PDF, sendo que neste caso vamos clicar em "Gerar PDF" para gerar o relatório desejado.

5. Neste momento o sistema pede para definir o nome do arquivo e local onde será salvo:

6. Pronto! Seu relatório foi gerado com sucesso em formato PDF.

Como instalar a impressora virtual de PDFs:

1. Faça download do instalador de Impressora Virtual em PDF (9,2 Mb). Clicando aqui.

2. Salve o arquivo do donwload em uma pasta de seu computador. Neste exemplo, salvamos na pasta C:\PastaDeTeste:

3. O arquivo que você fez download foi compactando utilizando o WinZip. Descompacte o arquivo e Instale a impressora virtual.

3. Finalize a instalação, e reinicie seu computador para que a impressora virtual seja devidamente instalada.

4. Pronto, a impressora virtual está instalada em seu computador. Na prática, você terá uma nova impressora que ao inves de imprimir em uma máquina, irá gerar um arquivo PDF.

5. Para ver sua nova impressora instalada no seu sistema operacional, clique em: Menu Iniciar (do windows) > Configurações > Impressoras e Aparelhos de Fax.

Como gerar um relatório em PDF com a Impressora Virtual de PDFs:

Para exemplificar, vamos enviar o relatório de Ficha Cadastral (em branco), que existe no cadastro de clientes

1. Acesse o cadastro de clientes: Menu Principal | Cadastros | Clientes.

2. Clique em "Relatórios".

3. Selecione o relatório: "002.03.10.00 - Ficha cadastral - Em branco".

4. Visualize o relatório em tela - Clicando no botão "Visualizar"

5. O relatório que você selecionou na lista, será exibido na tela.. Clique no botão de impressão.

6. Escolha a impressora virtual que você acabou de instalar. (Printer +++)

7. Clique em Salvar Arquivo.

8. Informe a pasta onde você deseja salvar o arquivo, e um nome para ele. Em seguida clique em Salvar.

9. Pronto, o arquivo PDF contendo a ficha cadastral (que poderia ser qualquer um dos relatórios do sistema), está gravado em seu computador, e você pode transportá-lo utilizando um CD, DVD, Pen Drive, ou mesmo enviar por email, disponibilizar em um site de internet ou compartilhador de arquivo, enviar por MSN, etc.