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Como visualizar o fluxo de caixa

Como visualizar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é por vezes negligenciado pelos empresários, o que gera descontrole da real situação financeira da empresa. Para elaborar o fluxo de caixa é necessário utilizar algumas técnicas de gerenciamento sobre às vendas e os custos da empresa em geral.

A principal função do fluxo de caixa é fornecer à empresa agilidade e total segurança no setor financeiro, dando com precisão exatos valores econômicos. Ou seja, gerenciar o fluxo de caixa significa otimizar o trabalho e o desenvolvimento econômico da empresa. Para entender melhor como funciona o fluxo de caixa, acompanhe este tutorial.

Tópicos deste tutorial:

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Fluxo de Caixa - Conceito e importância

O fluxo de caixa se justifica pela necessidade de se conhecer com precisão a situação econômica da empresa, saber quando poderá investir em um novo projeto ou quando deverá fazer um financiamento, por exemplo. Sendo assim, ele permite ao empresário a projeção do futuro e a organização administrativa e financeira da empresa, projetando as receitas e despesas da mesma.

Dica: Ao fazer o registro, coloque as entradas e saídas do dia separadas das entradas e saídas para os próximos dias.

Como fazer o Fluxo de Caixa manualmente

O Gestor Total possui esta e muitas outras funcionalidades que ajudam o empresário na hora de fazer o fluxo de caixa da empresa, mas nada impede que o faça manualmente também.

Considere fazer um fluxo de caixa do período de três meses. Em geral, ele deve conter as seguintes informações separadas:

  1. Itens;
  2. Datas;
  3. Saldo Inicial;
  4. Vendas à Vista;
  5. Duplicatas a Receber;
  6. Total de Recebimentos;
  7. Compras à Vista;
  8. Duplicatas a Pagar;
  9. Total de Pagamentos;
  10. Saldo Final.

Embora a projeção deva ser para três meses, o controle do fluxo de caixa é diário. Sugerimos que você adquira o hábito de fazer a análise no mínimo semanalmente 

Dica: Se utilizar o Excel, ou outro software do tipo, coloque cores diferentes para cada categoria de entrada e saída para facilitar a visualização.

Para que você possa compreender melhor, explicamos detalhadamente as principais categorias do fluxo de caixa.

O que é o Saldo Inicial?

O saldo inicial (item 3) no fluxo do caixa corresponde a todo o saldo final (item 10) do dia anterior, por isso justifica-se o uso de datas (item 2). Para exemplificar, imagina-se que no dia 28/08, uma empresa de sapatos, chamada Z, tenha vendido R$1.000,00 em mercadorias à vista, pagado R$400,00 à vista para a agência de Marketing. Qual seria o valor inicial desta mesma empresa no dia seguinte?

A resposta é simples, o valor inicial para o fluxo de caixa da empresa de sapatos Z no dia 29/09 será o resultado do total de entrada – o total de saída = R $600,00. Para entender a importância desta conta, imagina-se o comerciante tendo que se lembrar de todos esses números durante o mês. É justamente para facilitar a sua vida que o fluxo de caixa existe.

O que é o Total de Recebimentos?

Deve-se incluir no total de recebimentos todo o valor correspondente a vendas à vista e duplicatas que venha a receber nos próximos dias. Somam-se ambos os valores e tem o total de recebimento. Este item é de fundamental importância, pois permite um planejamento do comerciante para os próximos dias, tendo em vista o seu saldo de entrada.

O que é o total de Pagamentos?

Considera-se aqui, o valor de todo o fluxo de saída. Soma-se o valor de compras que tenha feito a vista, as duplicatas que tenha pagado no dia ou que ainda serão pagas nos próximos dias.

O que é o Saldo Final?

No saldo final, como o próprio nome diz, reflete o saldo do dia. É importante notar que nem sempre o saldo do dia será positivo, considerando que em alguns dias poderá haver um desequilíbrio, como em dia de pagamento de funcionários ou duplicatas de valores elevados.
Para melhorar o desempenho econômico da empresa é necessário que você tente ao máximo equilibrar o total de pagamentos, de acordo com o total de recebimentos, e garantir assim um saldo final positivo.

O Fluxo de Caixa como Sinônimo de Dinheiro

O caixa ao contrário, do estoque, não é um bem tangível. É de costume ouvir a expressão “bem líquido” para se referir ao caixa, uma vez que todo o valor mencionado à ele poderá ser transformado em dinheiro em pouco tempo.

O caixa não se trata de algo que você imagina receber nos próximos dias, mas sim de números reais do que entrará na empresa, portanto seja meticuloso no seu manuseio. E aposte em gráficos para facilitar a visualização e a análise dos números.

Dica: Crie estratégias para os clientes pagarem os produtos à vista ou mais rápido. Assim, você garante o equilíbrio do seu caixa.

O controle do estoque e do fluxo de caixa são essenciais para uma boa gestão da sua empresa. Coloque em prática as dicas aprendidas e garanta o seu sucesso no mundo do empreendedorismo e conte com o Gestor Total para lhe auxiliar.  

Como visualizar o Fluxo de caixa com o Gestor Total

1. Acesse: Menu Principal  |  Financeiro  | Fluxo de Caixa.

2. Defina o período para exibição: (Por padrão o sistema já sugere um intervalo de 30 dias).

3. Altere ou confirme o Saldo Inicial das disponibilidades financeiras  (Saldo em caixa e saldo disponível em Bancos, ou seja: Todo o recurso financeiro que você tem disponível imediatamente.

Dica: O sistema automaticamente captura o saldo contábil das contas que você marcar para serem utilizadas no Fluxo de Caixa. Para indicar que contas devem ser exibidas automaticamente nesta listagem, veja o tópico "Configurando as contas Contábeis"

4. Marque as opções de cálculo para "Contas a Receber" e "Contas a Pagar". Estas opções afetam diretamente o cálculo e também o saldo.

Considerar Atrasados: Faz com que o valor em aberto do "Contas a Receber" ou "Contas a Pagar" sejam considerados na primeira data do fluxo de caixa.

Calcular Contas a Receber (ou contas a pagar): Marque a caixa de Seleção para que o sistema leve em consideração o valor do contas a pagar ou a receber na projeção dos cálculos.

5. Clique em "Calcular":

6. Analise seu fluxo de caixa:

Na grade superior (Grade de Cálculos), você verá os dados a partir do saldo inicial, as entradas e saídas de caixa até a determinação do saldo final.

Na grade inferior (Grade de Detalhamento), você terá acesso a listagem das contas a pagar e a receber.

Configurando as contas Contábeis

1. Acesse: Menu Principal  |  Contabilidades  |  Plano de Contas

2. Selecione a conta na grade e clique em "Alterar":

3. Marque a caixa de seleção "Somar Saldo desta conta no Fluxo de Caixa"

4. Clique em "Confirmar" para gravar sua opção.

Dica: Marque as contas contábeis que representem as disponibilidades imediatas de sua empresa - Normalmente Caixa geral e Contas Bancárias.

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