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Controle de Estoque - Guia do Empreendedor

Controle de Estoque - Guia do Empreendedor

Ter o próprio negócio requer grandes responsabilidades, seja em uma pequena empresa ou em uma multinacional. O ponto chave para o sucesso dos novos empreendedores é a administração, e entenda administração no sentido mais amplo do termo. Hoje trataremos especificamente da administração efetiva do estoque da sua empresa.

O controle de estoque é sem dúvidas o maior desafio para quem está começando um novo negócio. Como saber a quantidade de produtos que serão vendidos nos próximos dias? Quais produtos venderão mais? E como satisfazer a todos os clientes utilizando apenas o estoque? Estas são algumas das soluções que o controle de estoque poderá lhe oferecer.

Como controlar o estoque

Fizemos uma lista com vários passos e dicas dadas por especialistas da área para auxiliá-lo no controle do estoque da sua empresa de forma viável:

1. Faça estatísticas da movimentação. Quando se trata de administração todos os números são relevantes. Crie o hábito de fazer estatísticas mensais ou semanais, de acordo com a sua necessidade, sobre as vendas dos produtos. Quais produtos vendem mais e qual a quantidade? Quais produtos vendem menos? Em qual período do ano, eu vendo mais produtos da marca X e do modelo Y? Um restaurante, por exemplo, venderá mais pratos sofisticados em vésperas de feriados e finais de semana. Sendo necessário aumentar o estoque de frutos do mar, vinhos importados para estas datas. Já os ingredientes de sobremesa e pratos quentes são mais utilizados no inverno. Uma má administração do estoque do restaurante poderia levá-lo a falência, com gastos excessivos com ingredientes para sobremesas no verão e falta de dinheiro para investir em frutos do mar no próximo final de semana.

Dica: Faça um gráfico ou uma tabela mostrando quais produtos são mais vendidos em diferentes datas do ano e em qual quantidade, considere vésperas de feriados e finais de semana.

2. Tenha objetivos financeiros com o controle do estoque. Ter um estoque é um investimento elevado e gerenciá-lo de forma adequada é a melhor forma para não ter gastos excessivos e ainda transformar o seu investimento em lucro. Comprar produtos que você precisa em cima da hora poderá sair muito mais caro, uma vez que a concorrência de compradores em determinadas épocas podem elevar os valores. Uma loja de roupas e acessórios femininos deve comprar toda a coleção do Outono/Inverno com semanas de antecedência, antes que o Inverno chegue e as roupas subam o valor por causa da grande demanda. Além disso, ela terá ainda a chance, se o seu contrato permitir, de trocar o estoque parado da última estação por mercadorias com potencial de venda.

Dica: Programe a reposição de estoque com antecedência para que você possa fazer a cotação de valores e comprar produtos com melhores preços.

3. Mantenha todos os registros. È comum o erro de não dar importância aos comprovantes fiscais, o que por vezes gera um maior gasto do tempo na hora de controlar o estoque. Anote todos itens do estoque e os classifique por marca, cor, tamanho, validade ou modelo, de acordo com a sua necessidade. Desta forma, você poderá gerenciar com maior facilidade o seu estoque por categorias, adicionando produtos quando comprá-los ou os retirando da lista conforme as vendas. Ao utilizar um controle por categorias personalizadas, você não terá apenas uma visão geral do estoque, mas saberá precisamente quais produtos de quais marcas, modelos ou cores, entre outros detalhes, deverão ser adquiridos na próxima reposição. Vale lembrar que é igualmente necessário que todo o produto, seja de venda ou troca, passe pela autorização do responsável pelo controle de estoque, e tenha a devida requisição de saída.

Dica: Mantenha todos os registros separados por categorias em uma planilha do Excel ou em um software para controle de estoque.

4. Controle os estoques por revisão contínua. Salvo algumas exceções, a maior parte das empresas necessita de uma revisão contínua de estoque. A venda de muitos produtos pode oscilar de acordo com as tendências do mercado, do clima, das promoções da empresa e da validade tecnológica. Certas mercadorias perdem seu potencial de venda quando um outro produto melhor chega ao mercado. Revise seu controle de estoque continuamente para se certificar que esteja comprando de acordo com suas necessidades reais. 

Dica: Separe um tempo na semana/mês para revisar seu estoque.

Siga estas dicas e controle efetivamente o estoque de mercadorias, melhorando a gestão administrativa e financeira da sua empresa.

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O Sistema Gestor Total faz o controle de estoque e lhe auxilia a extrair os dados mais importantes do processo de gestão. Cada produto cadastrado possui uma ficha completa que mantém o histórico de movimentação de cada item - saiba rapidamente o custo do produto ou insumo ao longo do tempo, o volume de vendas, compras, quebras, devoluções. 

Utilizando o Sistema Gestor Total como o programa para controlar estoque, todo o processo acaba ficando automatizado - você não precisará digitar item a item nas entradas, basta importar o arquivo XML da NFE. Por outro lado quando você faz uma venda ou até mesmo emite um cupom fiscal o sistema fará o registro da operação de venda registrando a efetiva baixa.

Veja você mesmo como o Gestor Total pode lhe auxiliar no processo de gestão e controle do estoque.

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Planilha para controle de estoque em Excel

Caso você tenha poucos produtos e entenda não ser necessário neste momento utilizar um aplicativo completo e integrado para o controle de estoque, recomendamos que ao menos utilize uma planilha em Excel, mas realmente preste atenção especial a um dos itens de maior importância na gestão da sua empresa.

A planilha é gratuita, e permite a inclusão de uma lista com até 30 produtos, e 99 lançamentos de entrada e saída. Faça download: planilha para controle de estoque em Excel.


 

Guia do empreendedor - como controlar o estoque

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