FAQ - Estoques

Não quero utilizar o controle de Estoques. Como posso fazer? 

Recebemos uma pergunta em nossa central de suporte, que dizia o seguinte: "Não trabalho ainda com estoque, compro matéria prima direto para a confecção do meu produto e raramente confecciono produtos para ficarem estocados (em prateleira). "

Nossa recomendação é que você avalie cuidadosamente este aspecto, e se chegar a conclusão que de fato não quer utilizar o controle de estoque, ou não é viável, ou simplesmente não tem interesse, você pode pode informar ao sistema que o produto não terá controle de estoque, nesse caso as saídas dos produtos sem controle de estoque não farão nenhum tipo de movimento nesse sentido.

Para marcar um produto a fim de não controlar o estoque, siga os seguintes passos:
1. Acesse: Menu Principal | Estoque | Cadastro de Mercadorias.
2. Localize o produto que deseja marcar para não ter controle de estoque.  (Clicando no botão "Localizar")
3. Clique na página: "Dados adicionais".
4. Em "Configurações especiais", desmarque a caixa de seleção: "Controlar estoque deste produto".
5. Confirme a operação, clicando em "(F3) - Confirmar".

Lembre-se de que este procedimento deverá ser executado individualmente para cada produto, e pode ser revertido a qualquer momento, bastando refazer todo o processo detalhado acima.

É possível zerar o estoque?

Caso você já tenha lançado movimentos de entrada ou saída de produtos, e deseje zerar todo seu estoque, o sistema Gestor.SYS permite.

Para garantir a segurança do sistema essa operação é feita em duas etapas, a fim de que não aconteça o zeramento por descuido.

Etapa 1: Menu Gerência:
1. Acesse: Menu Principal | Gerência | Procedimentos Especiais.
2. Clique em: "Permitir zeramento de estoque."
Neste ponto, a única modificação que você vai notar, é que a opção de menu vai ficar com um sinal de checado.

Etapa 2: Zeramento:
1. Acesse: Menu Principal | Gerência | Configurações do Sistema | Estoques.
2. No quadro de "Configurações do Estoque", marque a caixa de seleção: "Declaro que assumo a responsabilidade pela mudança nestas Configurações. "
3. Clique no botão "Cadastro dos Tipos de Estoque"
4. Clique no botão "Zerar todo este estoque", na área de procedimentos especiais, que por segurança apenas estará habilitado se você cumprir corretamente a Etapa 1.

Importante: O sistema irá gerar uma movimentação no estoque, estornando a quantidade existente, ou seja: este zeramento ficará gravado na ficha de movimentos de estoque de cada um dos produtos.

Configurei as etiquetas para imprimir códigos de barras. Percebi que o código impresso nas etiquetas é um "código interno". Porém quando faço a leitura aparece uma mensagem que a referência não foi encontrada.

De fato a barra impressa pelo sistema é a barra com o código que você determinou no cadastro. Se você não determinou um código, o sistema utilizou um código de barras interno e que começa com o número 9.

Mas não se preocupe pois você pode corrigir isso de maneira bem simples:
1. Acesse: Menu Principal | Gerência | Configurações do sistema | Venda Rápida (PDV).
2. Clique na página: "Venda Rápida (PDV) | Tela de Vendas".
3. No painel de "Configuração", marque a caixa de checagem: "Habilitar leitura via código de Barras".
4. Clique em "Gravar".
5. Pronto, com isso o sistema irá ler as barras tanto pelo código interno, quanto pela referência.

Caso você tenha necessidade, podes alterar o código de barras interno do sistema, e utilizar o que você já tem fixado no produto (gerado pelo outro sistema, ou mesmo já fixado pelo seu fornecedor), basta seguir o seguinte roteiro:
1. Acesse: Menu Principal | Estoque | Cadastro de Mercadorias.
2. Localize o produto que você deseja alterar o código de barras interno (Clicando no botão "Localizar")
3. Uma vez localizada a ficha técnica do produto, posicione o cursor no campo onde existe o código de barras interno gerado pelo sistema (logo abaixo da imagem do código de barras).
4. Limpe o campo do código de barras interno.
5. Utilizando seu leitor de código de barras, faça a leitura (scanner) da barra que já está fixada no produto.
6. Clique em "(F3) - Confirmar".

Alguns clientes preferem simplificar o processo todo, e cadastrar o código de barras, como sendo a própria referência do produto. Este procedimento é o que recomendamos, pois vai facilitar o processo de cadastramento e leitura.

Recomendo que antes de prosseguir com o cadastramento, faça uma leitura atenta do tutorial: Como trabalhar com códigos de barras nos produtos.

O Gestor para industrias possui a função de assim que eu entregar um pedido, automaticamente os insumos usados para a fabricação daquele produto serem retirados do estoque.

A baixa dos insumos se dá no momento da criação da ordem de produção. O sistema Gestor, trabalha com o conceito de "documentos de estoque", onde cada documento tem uma configuração específica, e uma finalidade distinta dentro do sistema.

Por exemplo, o documento OP - Ordem de produção, é responsável pela baixa da matéria prima no estoque de almoxarifado, e entrada destes mesmos insumos no estoque em elaboração.

Segue uma rápida explanação sobre como funcionaria o sistema de controle de estoque na indústria.

1. Primeiramente você cadastrará os insumos, que serão componentes dos produtos acabados. Cada um dos insumos terá uma ficha técnica individualizada, para podermos efetuar o controle de estoque.

2. Após cadastrados os insumos com seus preços de custo, você irá cadastrar os produtos prontos, e criará uma ficha técnica para cada um deles. O local de cadastro é o mesmo para ambos (insumos e produtos), o que irá diferir um do outro será o grupo utilizado. Saiba mais detalhes, acessando o tutorial: Como cadastrar produtos.

3. No cadastro de cada um dos produtos, você irá informar a composição dele, por exemplo: imagine que você produza materiais de limpeza (detergentes) e um determinado detergente seja composto de 100ml do composto A, e 100 ml do composto B... Composto A, e Composto B serão insumos, e o DETERGENTE X será o produto final.

4. No momento da fabricação, será gerada uma ordem de produção do DETERGENTE X, e uma requisição de material dos insumos (COMPOSTO A, COMPOSTO B). Esta ordem de produção irá tirar os insumos do ESTOQUE DE ALMOXARIFADO, e os colocará em ESTOQUE EM ELABORAÇÃO.

5. Elaborado o produto, você fará um movimento no estoque, informando ao sistema que o DETERGENTE X ficou pronto, com isso será dado entrada automaticamente no ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS, e será efetuada a saída do estoque de PRODUTOS EM ELABORAÇÃO.

Mais detalhes e processo completo, acesse o tutorial pelo link abaixo:
Acessar tutorial sobre: O processo de estoque para indústrias.

Compro um produto em dólar. Como fazer a conversão pelo programa?

Você pode fazer a conversão de um produto em qualquer moeda. O Sistema Gestor possui um cadastro de cotações, onde você pode livremente cadastrar novas moedas ou indicadores como por exemplo: Dólar, Euro, Cotação do Ouro, Cotação da Prata, etc...

Após cadastrar a moeda, você pode diariamente / semanalmente fazer a atualização da cotação (ou quando for conveniente para você). Ao atualizar a cotação, todos os insumos ou produtos que forem cotados nessa moeda serão reajustados.

Primeiro passo: cadastre a nova moeda:
1. Acesse: Menu Principal | Cadastros | Cadastros Auxiliares (Gerais) | Cotações.
2. Verifique se na grade de listagem existe a cotação que você deseja. Se não existir, clique em "Incluir" e preencha com a descrição da cotação. Após preencher a descrição e símbolo, clique em "Confirmar".
3. Selecione a moeda que você deseja informar a cotação, e clique na página "Valores". Será exibida a lista de cotações da moeda selecionada.
4. Para incluir uma nova cotação para a moeda, clique em "Incluir", preencha a data e o valor da cotação.
5. Após preencher todos os dados, clique em "Confirmar".

Observe que você pode ter diversas cotações para uma mesma moeda - isso permite que você acompanhe a evolução de uma determinada cotação. Será considerada para conversão sempre a cotação com a data mais recente.

Segundo passo: Informe no cadastro do produto que seu custo é em outra moeda.
1. Acesse: Menu principal | Estoque | Cadastro de Mercadorias.
2. Localize o produto que você transaciona em outra moeda - clicando em "Localizar"
3. Clique na página "Fornecedores".
4. Selecione o fornecedor na lista de fornecedores do produto, clicando sobre ele na grade.
5. Clique em "Cadastro" - isso fará com que seja aberta a tela de cadastro do Fornecedor.
6. Modifique a moeda de aquisição, e ao finalizar clique em "Confirmar" e feche a tela de cadastro do custo do fornecedor.
7. Clique em "F5 - Cadastros".
8. Clique em "Atualizar Custo". O sistema irá corrigir o custo do produto, multiplicando o valor na moeda original pela ultima cotação encontrada para a moeda que está sendo utilizada.

Tem alguma tela específica para ver a tabela de custo de todos os itens que tenho?

Sim, existem duas formas que você pode ver o preço de custo de todos os itens:

Vendo o custo de todos os produtos - Relatório
1. Acesse: Menu Principal | Estoque | Cadastro de Mercadorias
2. Clique no botão "imprimir", localizado na barra lateral de botões (esquerda).
3. Escolha o relatório: "065.04.01.00 - Listagem de produtos - Custo + PVenda - Ordem de Grupo"

Vendo o custo de todos os produtos - Tela de pesquisa de produtos
Você pode habilitar a exibição da coluna correspondente ao custo do produto. Veja um tutorial que demonstra Como operar com a listagem geral de produtos.

Como faço para agilizar o cadastro do mesmo produto do mesmo fabricante só com numeração (código / Referência) diferente.

O sistema possui uma funcionalidade que ajuda a duplicar cadastros de produtos, e ela é geralmente utilizada quando o cadastro do novo produto vai mudar algum detalhe apenas.

Para utilizar:

1. Acesse: Menu Principal | Estoque | Cadastro de Mercadorias.
2. Localize o produto que você deseja duplicar. (clicando no botão "Localizar")
3. Clique em "Duplicar produto" - botão existente na tela de fichas técnicas de produtos, ao lado da referência.
4. Será exibida a tela de duplicação de itens. Preencha os dados do novo produto (codigo / descrição).
5. Escolha os itens associados e que você deseja duplicar junto, como por exemplo: Fornecedores do produto, Preços de Venda, Composição do produto.
6. Ao finalizar o preenchimento, clique em "Duplicar".

Como cadastrar uma nova unidade de medidas?

Resposta: Para cadastrar uma nova unidade de medida dos produtos, siga os seguintes passos:

1. Acesse: Menu Principal | Cadastros | Cadastros Auxiliares (Mercadorias) | Unidades.
2. Clique em "Incluir".
3. Preencha com as informações do cadastro, e ao final clique em "Confirmar".
4. Pronto, a nova unidade de medida já pode ser utilizada no cadastro de produtos.

Como cadastrar o fornecedor de um produto (ou os produtos fornecidos por um determinado fornecedor)?

Resposta: De fato, pela ficha cadastral do fornecedor você não consegue efetuar este cadastramento, pois esta informação deve ser originada pela Ficha técnica dos produtos.

Siga o seguinte roteiro:

1. Acesse: Menu principal | Estoque | Cadastro de Mercadorias.
2. Localize o produto que você deseja informar o fornecedor - clicando em "Localizar".
3. Clique na página "Fornecedores".
4. Será exibida a tela com o cadastro de todos os fornecedores do produto. Observe que dependendo do seu tipo de negócio, ou do seu ramo de atividade, você poderá adquirir um mesmo produto de diversos fornecedores. Esta página tem por finalidade gerenciar estas opções.
5. Clique em "Cadastro" - botão existente na parte inferior da página - isso fará com que seja aberta a tela de cadastro do Fornecedor.
6. Clique em "Incluir". Será exibida a tela com as informações de cadastro.

7. Preencha a tela de acordo com sua necessidade.
Referência: Exibe a sua referência para o produto.
Descrição: Exibe a sua descrição para o produto.
Fornecedor: Informe o código do fornecedor ou clique no botão para localizar na lista.
Referência do fornecedor: Informe a referência utilizada pelo seu fornecedor para este produto.
Valor de compra: Informe o valor de compra (na moeda original) praticado pelo seu fornecedor.
Valor de compra + frete: Informe o valor total de compra + frete para o produto.
Moeda: Informe o código da moeda que você combinou com o seu fornecedor para o produto.
Lote de compra: Informe o lote econômico de compra praticado pelo seu fornecedor para este item.
Última compra: Mostra e permite alteração da data da última compra deste produto com este fornecedor.
Custos - Considerar este fornecedor para cálculo do custo: Marque esta caixa de seleção para que o sistema saiba que você deseja considerar este fornecedor no momento de calcular o custo oficial de aquisição do produto.
Compras – considerar este fornecedor para o levantamento da necessidade de compra: Marque esta caixa de seleção para que o sistema saiba que você deseja considerar esse fornecedor como sendo o oficial no momento de disparar uma ordem de compra automaticamente.

Como ver o histórico de compras de um determinado produto:

1. Acesse: Menu Principal | Estoque | Cadastro de Mercadorias.
2. Localize o produto que deseja ver o histórico - Clicando no botão "Localizar".
3. Clique em "(F6) - Estoque".
4. Clique na página: "Histórico de Movimentação" - Será exibida a grade contendo as informações de estoque do Produto.
5. Selecione qual o documento de estoque (tipo de movimentação) que você deseja visualizar. Por exemplo, se você quiser ver as compras de um produto, possivelmente o documento que você deverá selecionar é o "NF-ENT - Nota Fiscal de Entrada".

 Como estornar uma movimentação de estoque?

O estorno é possível acessando o menu Estoque | Movimentação do estoque | Pesquisa por documento e depois:

1. Localize o documento que pretende estornar
2. Clique com o botão direito do mouse sobre o lançamento para estornar ele completamente
ou Clique com o botão direito do mouse sobre um produto deste lançamento para estornar somente ele

Caso a opção esteja bloqueada, é porque o tipo de documento não permite estornos.
Para ativar o estorno deste tipo de documento, acesse o menu Gerência | Configuração do sistema | Estoque e depois:

1. Aceite o termo de responsabilidade e apos clique em "Cadastro de Documentos"
2. Na tela que abrir, localize o documento na listagem inferior
3. Marque "Permitir estorno dos lançamentos"
4. clique em confirmar.