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Instalei o Sistema, e agora? O que devo fazer primeiro?

Ao adquirir o sistema você tinha em mente organizar sua empresa, seja o estoque, custos, fichas dos clientes, enfim, alguma coisa levou você a tomar a decisão de implantar um sistema para controle e gestão de seu negócio. Uma dúvida comum especialmente ao se iniciar o trabalho com um novo sistema é justamente o que fazer primeiro.

Quero começar organizando tudo ao mesmo tempo:

Esqueça, essa é a pior maneira de se começar.

Eleja prioridades, e comece pelo mais importante para você. Como elejer o mais importante: Pode ser pelo critério de urgência (o que você entender como mais urgente), pode ser pelo critério de resultado (o que dará mais retorno se for feito primeiro), enfim, você escolhe o melhor critério. Pode ser pelo critério de stress: (o que dará mais tranqüilidade para o negócio se for implantado primeiro). 

O programa tem muitas telas e parece difícil de trabalhar!

Já ouvimos esse tipo de comentário e de fato concordamos, o programa tem hoje mais de 350 tela ao todo. Por ser um programa completo e que abrange muitos tipos de negócio, ele precisa absorver muitos cadastros. Nem todos são aplicáveis ao seu negócio em particular, alguns por não terem nada a ver com o seu ramo de atividade, outros talvez por sua empresa estar numa realidade ou maturidade que hoje não precise de certas informações. As telas que você perceber que não tem utilidade alguma, nem nunca terão, você pode desabilitá-las, tornando o sistema com uma aparência mais limpa e mais enxuta.

Lembre-se que nós seres humanos tendemos a ficar numa zona confortável, e tudo o que mudar nossa rotina é ruim, desgastante, chato, etc... Quer um exemplo? Sabe aquele travesseiro que faziam 10 anos e você não conseguia dormir sem ele? Chegou um dia e você se obrigou a trocar por um novinho em folha, com tecnologia diferente daquele velho. Nos primeiros dias parecia que o outro era melhor. (E era, você estava mais adaptado, conhecia até o cheiro dele), você só não voltou a usar o velho porque pagou pelo novo, e talvez por já ter jogado ele no lixo não é mesmo? 

Com um sistema você vai passar pelo mesmo processo. Por isso elaboramos esses roteiros, manuais e estamos a disposição para auxiliar você, dentro dos limites de assistência que você optou ao adquirir o sistema.

Roteiro sugerido:

Acreditamos que não existe certo ou errado no que fazer primeiro ao implantar um sistema. Existe sim um roteiro ideal ou mais lógico para organizar o seu negócio - vamos sugerir um que utilizamos a mais de 5 anos e que tem dado bons resultados - é uma sugestão, fique a vontade para adaptar ao seu negócio e sua realidade, pois ninguém conhece melhor a sua empresa do que você.

Passo 1 – Fichas cadastrais

Levante quem são seus clientes, representantes, transportadores e fornecedores, faça uma lista dos seus dados principais (telefones, endereços, pessoas de contato, CNPJ, Inscrição), enfim, os dados que você entende serem importantes ou necessários para você. E isso ninguém melhor do que você para saber. Normalmente estes dados estão nas notas fiscais, nos cartões de visita, ou em alguma planilha que você utilizava antes do Sistema Gestor.

Dica 1: Se você trabalhar com representantes ou vendedores externos que atendem esses clientes, provavelmente você terá um % de comissão estipulado para cada cliente ou vendedor, aproveite o cadastramento e já deixe essas informações armazenadas, elas serão úteis no momento dos faturamentos.

Dica 2: Defina os limites de crédito para cada cliente, caso isso seja aplicável ao seu negócio.

Dica 3: Antes de iniciar o cadastramento, é mais conveniente você ler todo o manual, e planejar como você vai fazer isso.

Passo 2 – Fichas técnicas de produtos:

Faça um levantamento dos fornecedores com quem você costuma trabalhar, ou seja de quem você compra suas matérias primas ou os produtos que você vende/revende. Siga a mesma dica das fichas cadastrais dos clientes para verificar quais são os dados importantes para você.

Faça um levantamento dos grupos de produtos que você tem. Esse passo não é obrigatório, mas é bastante conveniente você separar os seus produtos em grupos diferentes, tanto para as compras quanto para as vendas. 

Por exemplo, se você trabalhasse com um supermercado, teria os grupos de Alimentos congelados, Açougue, Papelaria, Produtos de limpeza, Bebidas, Temperos, Louças, etc...

Outro exemplo: se você trabalhasse com venda de auto-peças, teria os grupos de Borrachas, adesivos, tintas, faróis, latarias, vidros, etc... Algumas auto-peças preferem separar seus grupos assim: Borrachas VW, Borrachas GM, Borrachas FORD.

Outro exemplo: se você fosse um fabricante de semi-jóias, possivelmente teria esses grupos: Anéis de ouro, Anéis de prata, Brincos de Ouro, Brincos de Prata, Brincos de Ouro com pedra, etc...

Dica 1: Ao cadastrar os produtos, informe quem é ou quem são os fornecedores deste produto. Observe que pode acontecer de um mesmo produto ser fornecido por 2 ou 3 empresas diferentes, mas normalmente uma delas é a preferencial. Com isso você pode comparar os preços de compra de cada fornecedor, pode emitir uma lista de preços do fornecedor, e já vai ter os dados prontos para auxiliar no momento de fazer o levantamento de necessidades de reposição (Compras).

Dica 2: Se você trabalhar com produtos que possuam códigos de barras, aproveite a oportunidade e cadastre essas informações na ficha técnica do produto. Isso vai auxiliar no momento das vendas, e também na contagem do estoque.

Dica 3: Se sua empresa for uma indústria, e ela de alguma maneira juntar um ou mais insumos para fabricar os produtos, existe uma página de dados dentro da ficha técnica dos produtos onde você pode cadastrar as composições de cada um dos produtos. Isso vai ajudar nas baixas de estoque, e também na formação do custo e do preço de venda.

Passo 3 – Estoques:

Todas as operações com o estoque são feitas através de documentos. Por exemplo: Ao comprar um produto, você precisa dar entrada, e essa entrada é feita com o documento NF-ENT (Nota fiscal de entrada). Ao vender um produto, você o sistema irá fazer a baixa desses itens através do documento NF-SAI (Nota fiscal de saída). Um outro exemplo é quando quebra um produto, ou ele é refugado durante o processo, esse produto tem que ter o seu estoque ajustado, dando saída do item quebrado, para isso, vamos usar o documento REFUGO. 

Dica 1: Após cadastrar todos os itens (Produtos, Insumos e composições), utilize um documento específico de INVENTÁRIO, para dar a primeira entrada dos dados. Observe que todos os movimentos do estoque ficam registrados para sempre, com o nome do documento, data, hora, e usuário que fez o movimento. 

Dica 2: Algumas empresas adotam uma prática interessante de INVENTÁRIO ROTATIVO onde a cada tanto tempo alguns produtos são recontados para verificar se estão corretos no sistema, se não houve nenhum lançamento em documento errado, etc... Adote esta prática para ter seu sistema sempre consistente. 

Dica 3: O programa de computador irá processar exatamente os dados que você inserir nele, não existe nenhuma mágica nisso, é puro processamento de informação, então, antes de você perder tempo contando seu estoque, verifique se internamente sua empresa tem a cultura de controlar o estoque. Adote os documentos manualmente num primeiro estágio e vá aos poucos implantando eles no sistema. Um grande percentual de erros no estoque - que percebemos junto aos nossos cliente - são ocasionados por erros no processo interno da empresa. 

Passo 4 – Contabilidade simplificada:

O sistema utiliza um controle contábil simplificado, e em momento algum tem a pretensão de substituir a contabilidade feita pelo seu contabilista. Muito pelo contrário, sugerimos que você mostre seu plano de contas a ele e peça ajuda na montagem, ele é a pessoa mais indicada para fazer este trabalho junto com você. 

Basicamente cada lançamento contábil é feito em duas contas, uma de débito e uma de crédito, sempre terá uma contrapartida. Os contabilistas chamam isso de partidas dobradas. Dentro desta lógica, adotamos as seguintes regras no nosso programa: O caixa é uma conta contábil, os bancos também são contas contábeis, então dessa forma ao lançar um pagamento pelo caixa, você está na verdade fazendo um pagamento contábil via caixa (possivelmente debitando uma despesa e creditando o caixa). 

Você pode trabalhar muito bem com o sistema sem ter nenhum conhecimento de contabilidade, mas sugerimos que se esse for o seu caso, procure o seu contabilista e peça para ele lhe explicar os conceitos básicos da contabilidade. 

Dica 1: O sistema já vem configurado com um plano de contas com aproximadamente 150 contas. Adapte o plano de acordo com a sua realidade. 

Dica 2: Você pode adaptar o plano contábil para fazer sua contabilidade pessoal / particular. Para isto basta criar grupos de despesas particulares. 

Passo 5 – Financeiro:

Toda a área financeira do sistema funciona com rotinas de transações financeiras. Por exemplo: Para cobrar juros em uma duplicata você irá utilizar a transação de “Cobrança de juros”. Outro exemplo: Para informar o recebimento de uma duplicata através de depósito na conta do Banco Bradesco, você irá utilizar a transação “Depósito em banco – Bradesco”. 

Os títulos (a pagar ou a receber), são separados em carteiras de cobrança, para facilitar e distribuir melhor as contas.  

São exemplos de carteiras de cobrança: Duplicatas a receber / Boletos / Promissórias / Cobranças em aberto. 

Faça um levantamento completo de todas as suas contas a pagar e a receber, com nome do cliente, número do documento, vencimento, valor, carteira de cobrança, representante e % de comissão (se for aplicável às suas atividades).

Dica 1: O sistema já vem configurado com mais de 20 transações financeiras. Adapte e configure de acordo com a sua realidade.

Dica 2: Os cheques são considerados títulos, o que os diferencia das duplicatas, boletos, e demais títulos é a configuração das carteiras de cobrança. Configure e adapte as carteiras antes de iniciar os lançamentos.

Passo 6 – Vendas e notas fiscais:

Depois de ter cadastrado clientes, transportadores, prazos de pagamento, definido as tabelas de preços, chega finalmente a hora do faturamento. Neste módulo trabalhamos com o conceito de pedidos e faturas: 

Pedidos: Aplicável às empresas que trabalhem por pedido efetuado junto ao cliente (diretamente ou através de representante), com despacho posterior à fabricação ou à logística interna. Normalmente é exemplo de empresas que utilizam pedidos: empresas que produzam sob demanda, empresas de distribuição de produtos.

Faturamentos: É a entrega do pedido em si, onde o cliente vai receber o que foi produzido ou manuseado, de acordo com o que ele solicitou anteriormente. Cada pedido faturado gera uma nota fiscal (Disparada pelo usuário no momento em que o pedido estiver pronto). Ao encerrar o pedido, o sistema irá gerar todos os lançamentos integrados como por exemplo: Comissões, Títulos a receber, Baixas de estoque.

Antes de iniciar a emissão de notas fiscais via sistema, você deve tomar alguns cuidados:

- Configurar os impostos (consulte seu contabilista, pois ele é a pessoa certa para orientar você nesta área)

- Configurar as operações com a nota fiscal, ou seja, os tipos de operações, seus códigos CFOP, percentuais de tributação, mensagens da legislação. (Consulte seu contabilista)

- Emitir o relatório de gabarito de ajuste do layout.

- Configurar o layout da sua nota fiscal dentro do sistema.

Dica 1: Nos pedidos, podem ocorrer situações de atendimentos parciais, como por exemplo: Imagine que a sua empresa produz aquários ornamentais, e o cliente Dino da Silva Sauro, faz um pedido de 200 aquários. na coluna de pedidos você irá informar a quantidade de 200. Ao faturar, você não irá entregar os 200, e sim apenas 190. Ficando 10 para um saldo remetido posteriormente, ou simplesmente ignorado (de acordo com sua política de atendimento).

Dica 2: Caso você venha a utilizar a impressão de notas fiscais por sistema eletrônico em formulário contínuo, você deve pedir uma autorização da receita estadual, e para isso deverá informar alguns dados sobre o sistema. Se este for o caso, entre em contato com seu contabilista para verificar quais dados ele precisa e nos envie por e-mail. 

Importante: Algumas empresas dependendo do tipo de atividade, não utilizarão normalmente o módulo de faturamento, e sim a venda em Balcão, muito mais simplificada, com frente de caixa e retaguarda. 

Sugestão do roteiro passo-a-passo:

Fichas cadastrais:

  1. Cadastrar as fichas para os representantes;
  2. Cadastrar os prazos de pagamento padrão dos clientes (Exemplo: a vista / 30 dias / 30.60 dias);
  3. Cadastrar as carteiras de cobrança padrão dos clientes (Exemplo: Boleto / Cobrança em aberto);
  4. Cadastrar todas as tabelas de preços. (Exemplo: Tabela para venda no atacado / Venda no varejo);
  5. Cadastrar as fichas dos transportadores;
  6. Cadastrar as fichas dos clientes;

Fichas técnicas de produtos:

  1. Cadastrar as fichas dos fornecedores de quem você compra seus produtos ou insumos;
  2. Cadastrar os Grupo de produtos;
  3. Cadastrar os Sub-Grupos e linhas de produtos (Se aplicável);
  4. Cadastrar os Insumos (Se você for uma indústria);
  5. Cadastrar os Produtos;

Estoques

  1. Conferir e adaptar os documentos do estoque;
  2. Fazer um levantamento (contagem) dos estoques de cada um dos produtos;
  3. Lançar e Movimentar as planilhas de inventário;

Contabilidade simplificada

  1. Conferir e adaptar o plano de contas contábeis à sua realidade;
  2. Fazer o levantamento das disponibilidades (Dinheiro em caixa / Contas bancárias);

Financeiro

  1. Conferir e adaptar as transações financeiras que você vai utilizar;
  2. Cadastrar o saldo do caixa;
  3. Cadastrar as contas a pagar;
  4. Cadastrar as contas a receber;
  5. Cadastrar os Cheques (A pagar / A receber);
  6. Cadastrar os contratos de câmbio (Se aplicável);

Vendas e notas fiscais

  1. Configurar NCM dos produtos;
  2. Configurar os impostos para cada Estado;
  3. Configurar as operações com as notas fiscais;
  4. Imprimir o gabarito e adaptar / configurar o layout da nota fiscal;

Ajustes finos e outros utilitários:

  1. Cadastre os compromissos da sua agenda; 
  2. Cadastre as tarefas e comece a gerenciar o seu grupo de trabalho;
  3. Cadastre os usuários do sistema;
  4. Defina os níveis de acesso de cada um dos usuários;
  5. Crie uma rotina de backup e mantenha as cópias em dia.
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