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Obrigações do Contribuinte - Manter backup dos arquivos XML

Tópicos deste tutorial:
1. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
2. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?
3. A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?
4. Como fazer backup das Notas Fiscais Eletrônicas (NFE) geradas pelo Sistema Gestor?

As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?

Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.

A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?

A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.

A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.

Como fazer backup das Notas Fiscais Eletrônicas (NFE) geradas pelo Sistema Gestor?

Atendendo aos aspectos legais que amparam a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, o Sistema Gestor gera um arquivo XML e o arquiva em seu servidor. Isso ocorre no mesmo instante que a NF-e é autorizada. Você tem a obrigação de fazer backup destes arquivos XML, e os manter em local seguro.

O sistema Gestor grava os XML na seguinte pasta em seu Servidor: "C:\GTOT2000\NF-E\REPOSIT\XML", e você pode fazer o backup da forma que for mais conveniente para você.

Para facilitar, sugerimos que utilize algum sistema que automatize o seu backup. Existem diversos disponíveis na internet, e vamos demonstrar o uso de um sistema gratuito chamado Cobian Backup 9:

1. Acesse o site do Cobian Backup: http://www.cobiansoft.com/cobianbackup.htm

2. Clique em "Download Cobian Backup 9" .

3. Grave o arquivo "cbSetup.exe" em alguma pasta do seu computador. Por exemplo: em C:\BKP.

4. Após finalizado o download, clique duplo no arquivo de instalação "cbSetup.exe".

5. Confirme a execução do instalador, clicando em "Executar".

6. Selecione o idioma para "Portugues-BR".

7. Leia o contrato de licença de uso do aplicativo gratuito, marque a caixa de seleção: "Eu aceito as condições" e clique em "Avançar".

8. Escolha a pasta de instalação do aplicativo e clique em "Avançar".

9. Selecione o tipo de instalação. Sugerimos: "Como um serviço", "Utilizar a conta de sistema local" e "Auto-iniciar a interface do usuário".

10. O instalador do Cobian 9 fará todo o processo de instalação, criação de icones, etc.. Ao finalizar o processo, você poderá verificar que o sistema Cobian 9 foi instalado com sucesso junto ao "relógio" do seu windows.

11. Clique duplo no ícone do aplicativo de Backup Cobian 9.

12. Vamos exemplificar criando uma tarefa automatica para que diariamente seus arquivos XML sejam gravados para uma pasta em sua rede.

13. Clique em Menu Principal | Tarefa | Nova Tarefa.

14. Escolha as opções gerais para identificar o backup.

15. Clique na página "Arquivos".

16. Clique em "Acrescentar", e escolha a opção: "Diretório".

17. Escolha a origem dos arquivos para backup. Eles estão no seu servidor, na pasta: "C:\GTOT2000\NF-E\REPOSIT\XML\****" onde **** é o seu código de registro, e normalmente haverá um único número, a menos que você tenha mais de uma empresa enviando notas eletrônicas no mesmo servidor.

18. Na parte inferior da tela de configuração, escolha o destino do backup, clicando em: "Acrescentar" e escoha a opção "Diretório".

19. Escolha um diretório onde o sistema deverá copiar os arquivos de backup. Sugerimos que seja uma unidade de rede, ou um pen drive, ou ainda uma unidade de CD ou DVD. Para este exemplo, vamos escolher a pasta "C:\BKP".

20. Clique na página "Programar", para escolher o intervalo em que o backup deve ser feito. Neste exemplo, programamos para fazer diariamente as 18:30h.

21. Após configurar todas as opções, clique em "OK" para finalizar.

22. Pronto, a tarefa de backup foi agendada, e diariamente no horário programado, será gerado o arquivo de backup no local que você selecionou.

Considerações importantes: Sugerimos que você grave os arquivos XML em uma mídia externa, como por exemplo em um CD ou DVD, e guarde essa mídia em algum local seguro. Uma boa prática é você utilizar mais de uma mídia e alternar o backup entre elas. Com esses cuidados adicionais, você estará seguro de que terá os arquivos gravados e cumprirá sua obrigação mesmo em caso de algum sinistro ou contingência.

 

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