DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, e serve para acompanhar as mercadorias enquanto elas estiverem em trânsito. É uma representação em papel do arquivo da nota fiscal eletrônica. Obrigatoriamente deve conter o código de barras da chave de acesso, para permitir a consulta da nota eletrônica no portal nacional da NF-e. Ele não é a nota em si, e serve apenas para facilitar a consulta da legitimidade da nota eletrônica no site da SEFAZ.

É obrigação do destinatário (recebedor do DANFE), comprovar a existência e a veracidade dos dados contidos no DANFE.

Tópicos deste tutorial:

• Validade fiscal do DANFE
• Como adicionar minha logomarca ao DANFE
• Como imprimir o DANFE de uma nota fiscal eletrônica.
• Como consultar a validade de um DANFE.
• Composição da Chave impressa no DANFE.
• Irregularidades no DANFE encontradas pela fiscalização.

Validade fiscal do DANFE.

Ao contrário do que normalmente se pensa, um DANFE não possui validade fiscal, nem substitui a NF Eletronica. Ele simplesmente é um documento impresso em qualquer tipo de papel tamanho A4, por qualquer tipo de impressora que tenha capacidade de reproduzir códigos de barras legíveis (recomenda-se jato de tinta ou laser).

Uma vez que a empresa recebeu o DANFE, e fez sua conferência no portal da nota fiscal eletrônica, ele pode ser simplesmente descartado, pois o arquivo que precisa ser guardado para comprovar a validade da operação - durante o prazo de 5 anos - é o arquivo XML assinado e validado pela SEFAZ. Veja um tutorial detalhado sobre: Obrigações do contribuinte: Manter Backup dos Arquivos XML

Existe uma exceção:  Se o contribuinte destinatário não for emitente da nota fiscal eletrônica, ele não é obrigado a armazenar o arquivo XML, e deve neste caso manter arquivo dos DANFES recebidos.

O DANFE precisa ser impresso antes que o transporte da mercadoria ocorra, dessa forma, não é permitido em nenhuma hipótese o envio de mercadoria sem DANFE, mesmo que o arquivo XML tenha sido autorizado pela SEFAZ. Uma vez autorizado, ele pode ser impresso e reimpresso sem nenhuma restrição.

Como adicionar minha logomarca ao DANFE

Respeitadas as exigências da legislação, você pode personalizar seu DANFE incluindo a logomarca da sua empresa. O Sistema Gestor Total permite que todo o retângulo de identificação seja personalizado por você, desde que sejam respeitados os seguintes critérios:

• Dados Obrigatórios: Nome ou Razão Social.
• Endereço completo: (logradouro, número, complemento, bairro, município, UF e CEP).
• Telefone do emissor.
• Imagem de boa qualidade, no formato JPG, com tamanho de 339 x 114 pixels.

Para auxiliar nesse processo, temos um tutorial que demonstra passo a passo: Como adicionar minha logomarca no DANFE.

 Como imprimir o DANFE de uma NF-e.

Após sua nota fiscal eletrônica ser transmitida, automaticamente é apresentada a visualização do DANFE em tela, mas a qualquer momento você pode acessar uma nota fiscal e imprimir tranquilamente. Saiba mais lendo este tópico: Como imprimir DANFE.

Você vai perceber que o Sistema Gestor Total não permite que você imprima um DANFE de uma nota fiscal eletrônica cancelada ou denegada, pois isso simplesmente não faz sentido - veja: se o DANFE é a representação gráfica de um arquivo XML da NFE, e que serve única e exclusivamente para acobertar o transporte de mercadorias, não existe sentido em ser impresso se a operação não ocorreu (pois foi cancelada)

Como consultar a validade de um DANFE.

1. Identifique a chave de acesso, que você encontra no cabeçalho do DANFE, logo abaixo do código de barras.
2. Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica: www.nfe.fazenda.gov.br, clique em "Consultas > Nota Fiscal Eletrônica"
3. Informe o número da chave da NF-e. Se você tiver um leitor de código de barras, simplesmente aponte para o código impresso.
4. Digite os caracteres de segurança da imagem solicitada pelo site - esses caracteres são chamados de Captcha. Saiba o que significa Captcha em nosso Glossário de termos empresariais.
5. Pronto, você terá acesso a NF-e e poderá consultar a validade.

Composição da Chave Impressa no DANFE.

A chave da NF-e possui 44 caracteres de largura e é composta dos seguintes dados:

• 2 caracteres - Código da UF segundo o padrão do IBGE.  Exemplo: 42 = SC.
• 4 caracteres - Ano e mês da emissão, exemplo: 201204 = ano 2012, mês de abril.
• 14 caracteres - CNPJ do emitente.
• 2 caracteres - modelo do documento fiscal. Exemplo: 55 = NFE.
• 3 caracteres - Série da nota fiscal. Exemplo: 001
• 9 caracteres - Número da nota fiscal. Exemplo: 000001030 = nota 1.030
• 1 caracter - Forma de emissão da nota. Exemplo: 1 = modo normal.
• 8 caracteres - Código de segurança. Este código é gerado livremente pelo aplicativo do contribuinte, recomenda-se que seja aplicado algum algoritmo de criptografia para dar mais segurança ao processo de numeração das NF-e
• 1 caracter - Dígito verificador.

Irregularidades no DANFE encontradas pela fiscalização.

Mesmo sabendo da capacidade de rastreabilidade dos documentos e principalmente do cruzamento de dados pelo SPED, muitas empresas - por inexperiência, ingenuidade ou mesmo por má fé, têm se aventurado e tentado ludibriar o fisco de diversas formas. Em qualquer tipo de irregularidade, o fisco entende que o documento não é válido e considera que a operação não está devidamente regularizada e atribui o mesmo tratamento de uma operação sem nota fiscal, com as multas devidas. Veja algumas irregularidades constatadas:

• Alteração do arquivo PDF do DANFE, para alterar informações: Existem relatos de empresas que imprimiram o DANFE em PDF, editaram o arquivo e modificaram o peso bruto e peso líquido por exemplo. Isso é gravíssimo pois invalida totalmente o documento, uma vez que uma checagem simples da chave da NFE permite constatar o problema em poucos segundos. 
• Clonagem de DANFE: No estado do Mato Grosso, foram constatadas diversas irregularidades onde os DANFES eram clonados. Funcionava assim: Dois ou mais caminhões de combustível entravam simultaneamente nos postos fiscais interestaduais com o mesmo DANFE, ou ainda, um DANFE era usado para transportar o produto da cidade A até a cidade B, enquando o clone deste DANFE era usado para transportar o produto da cidade A, até a cidade C.
• DANFE impresso sem autorização de uso: Um DANFE denegado ou não autorizado por exemplo era impresso pelo contribuinte e utilizado para transitar os produtos normalmente. Essa prática além de irregular é considerada crime contra a ordem tributária, e as providências fiscais e criminais são tomadas contra o contribuinte e também contra o fornecedor do sistema que permitiu essa irregularidade.